Organiser le télétravail chez soi en situation exceptionnelle

Aménager un espace de travail dédié

Il faut réussir à s’approprier un endroit et l’adapter à ses besoins professionnels. Le tout, est d’éviter d’empiéter :

• sur son espace personnel une fois le travail quotidien terminé ;
• sur l’espace personnel des autres membres de la famille.

Une pièce ou un espace aménagé

Idéalement, installez un coin bureau dans une pièce dédiée où vous ne faites que travailler et où vous pouvez laisser votre ordinateur et vos dossiers à la fin de votre journée. Si, par manque de place, ce n’est pas possible, vous pouvez par exemple aménager un espace pour le travail dans le salon, la chambre ou le bout d’un couloir que vous rangez une fois la journée de travail terminée. L’important est d’arriver à séparer espace personnel et espace professionnel, même si c’est le même endroit pour ménager des coupures en changeant de lieu ou d’espace.

Au calme et isolé

Isolé du bruit et à l’écart des stimulations visuelles, votre espace sera plus propice à la concentration et limitera les interruptions éventuelles pendant votre travail. Vous pouvez créer des séparations visuelles à l’aide d’un rideau, d’un paravent, d’une plante ou d’un meuble.

Suffisamment éclairé

Installez votre espace à proximité d’une fenêtre pour bénéficier de la lumière naturelle. Évitez de vous placer dos à la fenêtre car vous risquez d’être gêné par les reflets sur l’écran. Idéalement, installez votre écran perpendiculairement à la fenêtre. Si nécessaire, ajoutez une lampe d’appoint pour assurer un éclairage suffisant.

Adapter les équipements et s’approprier les outils

Siège

Votre siège doit être en priorité doté d’une assise confortable et le dossier doit être enveloppant pour bien encadrer votre dos. Vous pouvez par exemple renforcer le confort d’une chaise classique par des coussins.

• Idéalement le dossier et l’assise doivent être réglables et adaptés à votre morphologie.
• Si nécessaire (ex : assis, vos pieds ne touchent pas le sol), surélevez légèrement vos jambes pour une meilleure circulation sanguine (ex : avec un petit banc, une pile de livres, une boite solide, etc).
• Un siège avec accoudoirs peut soulager vos épaules si les accoudoirs ont une hauteur adaptée (avant-bras posés à 90°).

Plan de travail

La hauteur de votre plan de travail (bureau, table de cuisine, …) est correcte quand, assis, vous pouvez poser vos avant-bras sur le plan à 90°. Pensez à libérer assez d’espace autour et sous votre plan de travail pour ne pas être gêné.

Ordinateur

Il est préférable d’utiliser un poste fixe pour réduire la fatigue visuelle et les contraintes posturales. Si vous travaillez sur un ordinateur portable et que vous disposez d’un clavier et d’une souris déportés, réhaussez l’ordinateur afin de régler l’écran à la bonne hauteur (votre regard situé au niveau du bord supérieur de l’écran). Pour cela, vous pouvez utiliser des éléments stables comme des boîtes à archives ou des livres par exemple.

Téléphone portable et tablette

L’utilisation de tablette tactile ou de téléphone portable doit rester ponctuelle car ils génèrent des contraintes posturales au niveau du cou, des coudes, des poignets et des pouces et une fatigue visuelle importante.

Temps d’adaptation à un nouvel environnement numérique

Le déploiement du télétravail en urgence a pu entrainer un changement d’environnement numérique lié par exemple à l’utilisation de son ordinateur personnel ou à l’utilisation de nouveaux outils (ex : Teams). Au-delà des outils, il s’agit de prévoir le temps nécessaire pour s’adapter à ce nouvel environnement et se former aux nouveaux outils, notamment par des tutoriels en ligne ou encore grâce à l’entraide entre collègues. Notez qu’il n’est pas nécessaire d’activer la caméra pour toutes les réunions.

Articuler les temps de vie

Échanger avec votre responsable

Échangez avec votre responsable sur les modalités d’organisation du travail. Identifiez vos plages horaires de disponibilités, en intégrant les contraintes d’articulation des temps dues au confinement. Par exemple :

• activité de soutien aux enfants ;
• partage de l’espace de travail et des équipements avec d’autres personnes du foyer ;
• pause déjeuner allongée du fait de la préparation des repas ;
• assistance auprès d’une tierce personne.

Votre situation peut évoluer au fur et à mesure du confinement. La façon de travailler peut également évoluer pour s’adapter au mieux au contexte. Si besoin, rapprochez-vous de votre service RH.

Dialoguer au sein du collectif de travail

Il est important de dialoguer et d’échanger au sein du collectif de travail pour identifier les difficultés éventuelles et rechercher des solutions en commun. C’est aussi l’occasion de partager sur la nécessité par exemple :

• d’avoir plus de temps d’échanges ;
• de revoir des outils ;
• de redéfinir les plages de travail.

Maintenir des moments de convivialité

Enfin, maintenez des temps informels de convivialité « virtuelle » avec vos collègues comme vous pouviez le faire auparavant.

S’accorder des pauses et se déconnecter

Le travail sur écran impose des contraintes visuelles, posturales et mentales. Les pauses sont donc indispensables pour reposer le corps, la vue et l’esprit.

Ménager des pauses est d’autant plus important si vous :

• ne travailliez pas autant sur écran avant le confinement ;
• aviez l’habitude de travailler sur plusieurs écrans et que les conditions actuelles ne le permettent plus ;
• travaillez désormais sur un écran plus petit ;
• ne pouvez plus travailler sur des supports matérialisés (ex : document papier, livre) ;
• utilisez les outils de communication audiovisuels requérant une concentration accrue.

En pratique

• Prenez des pauses régulières au cours de la journée. Des pauses fréquentes et courtes (5 minutes) sont plus efficaces que des pauses longues et rares.
• Quand on est concentré sur un dossier ou quand on vit seul(e), on peut avoir plus de mal à se déconnecter. Vous pouvez par exemple programmer des alarmes pour vous rappeler de faire une pause.
• Pendant les pauses, il faut bouger. Levez-vous et marchez un peu pour détendre les muscles des jambes et étirez-vous.
• Vous pouvez également alterner le travail sur écran avec d’autres activités et quitter les yeux de votre écran pour regarder au loin régulièrement.
• N’oubliez pas de vous hydrater régulièrement.

Prévenir le risque​de troubles musculo-squelettiques (TMS)

Les principales problématiques liées au travail sur écran sont :

• la fatigue visuelle et cognitive (en fonction de la charge de travail et des applications utilisées) ;
• les troubles musculo squelettiques liés à une posture statique prolongée, des gestes répétitifs, une contrainte posturale, le stress et l’organisation du travail.

Or, le contexte actuel et le fonctionnement en mode dégradé modifient les conditions de réalisation du travail et peuvent donc favoriser la survenue de TMS.

Nos quelques conseils visent à contribuer à prévenir ce risque.

© Photo : Charles Deluvio / Unsplash