La modernisation et la simplification administrative constituent l’un des axes majeurs du plan stratégique 2025. Les ateliers consacrés à cet objectif ont identifié les faiblesses actuelles et proposent des leviers d’amélioration. Par exemple, une facture ou un bon de commande existent en au moins cinq exemplaires en moyenne, et le traitement des pièces financières implique de nombreuses manipulations (photocopie, impression, mise sous pli…). Les délais de mise à jour, d’envoi et de traitement sont par conséquent assez lents. Or la gestion électronique de document permet de :
- rendre l’information disponible immédiatement pour tous les utilisateurs quel que soit leur lieu de travail ;
- éviter la multiplication des documents pour faciliter leur mise à jour ;
- rassembler dans un dossier informatisé unique l’ensemble des documents répartis et dupliqués dans tout l’établissement ;
- gérer les versions avec la capacité de tracer les modifications ;
- sécuriser le stockage et l’accès aux documents et aux dossiers et maîtriser les droits d’accès ;
- répondre aux obligations réglementaires.
Pour avoir un ordre de grandeur, l’estimation du nombre de pièces justificatives aux actes financiers attendu chaque année dans la GED Finances est d’environ un million de documents par an.
Concrètement, comment ça marche ?
La GED Finances est destinée à toutes les personnes qui ont besoin d’accéder aux informations de gestion financière, soit dans le cadre de leur activité quotidienne (gestionnaires de labo, gestionnaires polyvalents d’unité, gestionnaires comptables…) soit pour des informations complémentaires en lien avec leur activité (gestionnaires RH, responsables valorisation, responsables achats…). Une connexion entre Safir et la GED permet de verser automatiquement les documents de gestion de l’application financière vers la GED :
- les documents stockés par Safir (factures Chorus) ;
- les documents générés en propre par Safir (bon de commande, états de frais, bordereaux…) ;
- les documents déposés sur Safir en pièces jointes par les utilisateurs (marchés, contrats…).
Ce stockage centralisé permet la consultation à tout moment par les laboratoires et les délégations régionales. L’ordonnateur et le comptable peuvent contrôler et valider simplement les factures. Il est inutile de créer un compte utilisateur. Pour vous connecter, utilisez vos identifiants de messagerie (prenom.nom et mot de passe de messagerie).
Les prochaines étapes
La formation
- Fin janvier-début février, les premiers utilisateurs seront formés à l’outil par la Mission de modernisation. Ces « formateurs relais » pourront s’appuyer sur l’expérience des sites pilotes ayant déjà testé la GED (les délégations régionales de Paris 11, Occitanie Méditerranée et Auvergne-Rhône-Alpes).
- De février à avril, ils seront les formateurs de l’ensemble des gestionnaires, sous le pilotage des agents comptables secondaires, pour leur délégation. Ils accompagneront le déploiement progressif de la GED dans les structures.
La reprise des données 2019 – 2020
L’ensemble des documents financiers et comptables des deux dernières années seront intégrés durant le mois de février. Depuis janvier 2021, le dépôt des pièces justificatives doit se faire quotidiennement dans Safir. Pour cela, il suffit d’utiliser la fonction « joindre des documents » (le symbole du trombone) dans l’application Safir. Ce prérequis est essentiel au fonctionnement de la GED.
L’accompagnement
Les nouveaux utilisateurs seront accompagnés dans leur prise en main de l’outil par les formateurs et par un « référent GED » qui sera désigné par délégation. À plus long terme, la dématérialisation d’un certain nombre de processus de travail aura un impact sur les méthodes et les organisations de travail. Les services des ressources humaines sont bien entendus présents pour échanger avec les personnes et les équipes qui souhaiteraient discuter de ces évolutions.
La dématérialisation à l’Inserm
Le déploiement de la GED Finances est la première étape d’un projet ambitieux de dématérialisation à l’Inserm aux multiples objectifs : simplifier les procédures administratives, sécuriser les informations, dégager du temps de travail pour des tâches plus gratifiantes, réduire la consommation de papier. Cécile Bonnet, la responsable du projet au DSI et Jacques Cavaillé, délégué régional Occitanie, et responsable de la mission Dématérialisation depuis 2018 ont conçu cette première brique.
En dématérialisant tous les supports papier adossés à l’ensemble des actes de gestion, la GED Finances ouvre une nouvelle étape dans la réflexion sur la modernisation dans ce domaine. Il appartient maintenant à tous les acteurs de s’approprier cet outil et d’adapter progressivement les pratiques, les procédures et les organisations pour en optimiser l’efficacité.
La GED Finances constitue la première brique d’une démarche à plus grande échelle, permettant à tous de travailler de manière nomade, homogène et sécurisée. Le DSI initie actuellement et en parallèle, en lien étroit avec les représentants métiers des activités concernées, des projets de GED RH, et de GED transverses à destination du siège et des régions. Ces projets feront éclore de nouvelles pratiques, et peut-être de nouveaux besoins auxquels nos outils informatiques devront répondre.
