Avec SharePoint, l’Inserm propose un outil de travail collaboratif en ligne qui permet l’édition, le stockage et l’échange de documents Microsoft Office à travers des espaces communs. L’ouverture d’un espace collaboratif se fait depuis l’intranet, à l’aide d’un petit questionnaire qui permet de sélectionner les fonctionnalités les plus utiles selon les besoins de chacun.
De nombreuses fonctionnalités
Ces espaces collaboratifs permettent de :
- travailler simultanément à plusieurs sur un document ;
- partager des documents avec une gestion fine des accès – de deux à x personnes ;
- créer un système de validation du document avec ou sans hiérarchie ;
- attribuer des tâches à ses collègues, avec une date de fin, un pourcentage de réalisation, des alertes paramétrables ;
- prévenir les membres de son espace de l’ajout ou de la modification d’un document – immédiatement, en fin de journée ou en fin de semaine ;
- savoir qui a modifié un document (et quand) et de revenir à une version antérieure si nécessaire – SharePoint permettant une gestion très fine du versionning des documents.
Les données sont hébergées sur un serveur de l’Inserm – sans limitation d’espace de stockage – et sont accessibles uniquement par les personnes préalablement identifiées. Les documents, ainsi stockés à l’extérieur du lieu de travail, sont consultables n’importe où.
Un partage d’information ciblé
Certaines fonctionnalités s’adressent plutôt aux délégations régionales, aux centres de recherches ou aux grandes unités. Pour affiner la diffusion d’informations, on peut par exemple créer un site parent pour les informations générales et des sites enfants dédiés à une thématique particulière et accessible à des groupes restreints. Ainsi, certaines informations peuvent-elles être diffusées à l’ensemble des membres du groupe et d’autres à certaines personnes uniquement. Pour des besoins plus limités, on peut également travailler à l’aide de bibliothèques (équivalent à des dossiers) dont on peut restreindre l’accès à certains groupes.
Simplicité de mise en œuvre
SharePoint fonctionne nativement en s’appuyant sur un annuaire d’entreprise, les espaces collaboratifs de l’Institut étaient donc initialement limités aux personnes disposant d’une adresse email Inserm. Depuis quelques mois, les personnes hors Inserm peuvent accéder aux espaces collaboratifs à condition toutefois de créer préalablement un compte externe.
Après avoir demandé un espace, le demandeur reçoit un email avec les informations nécessaires pour accéder au site et quelques explications de base. Les utilisateurs sont ensuite totalement libre d’administrer leur espace selon leurs besoins. Toutefois, le DSI est là pour les aider à prendre SharePoint en mains et pour répondre à leurs questions.
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