Pour la plupart des agents de l’Inserm, le télétravail est une découverte qui impose de répondre à un double défi : prendre en main des outils de travail à distance et assurer la continuité du travail en équipe.
Hélène Chambefort dirige une équipe de six personnes. Elle a « consacré la plupart de son télétravail au management ». Le confinement n’a pas rendu les conditions optimales pour accueillir une stagiaire qui a rejoint l’équipe le 16 mars : « La prise de contact a été moins évidente et il a fallu penser à bien l’inclure dans nos échanges. »
Chef d’une équipe de dix personnes, Ambra Giglia-Mari a passé « environ 80 % du temps à manager, contre 20 % en temps courant ». Pour cette directrice de recherche, la situation a globalement été vécue positivement : « Toute l’équipe était dans la même lignée. Il y a eu une émulation par le travail. » Les deux responsables regrettent tout de même « de ne pas avoir réussi à motiver tous les collaborateurs de la même manière ».
Lien social et management
L’isolement est sans aucun doute le risque principal durant la période de confinement. En tant que manager, « il était important d’en réduire l’impact ». Certains agents se sont vite sentis en situation de détresse : au-delà du pilotage de l’activité et du mode de fonctionnement des équipes, les deux responsables ont dû placer le dialogue et l’écoute au cœur de leurs réunions.
Hélène Chambefort a apporté à son équipe tous les éléments d’information concernant la situation sanitaire et multiplié les échanges afin de maintenir le lien.
Ambra Giglia-Mari a inscrit à l’ordre du jour des réunions les aspects personnels comme le sport ou le ressenti de chacun sur la situation. Elle a également donné des clés à son équipe pour un télétravail efficace, comme par exemple conserver des horaires réguliers. Même si la plupart de ses collaborateurs ont bénéficié d’une bonne connexion et d’un environnement propice au travail à distance, ça n’a pas été le cas de tous les membres de son équipe : « Il a fallu prendre en compte cet aspect et s’adapter à chacun. »
Les outils numériques pour rester efficaces
Teams pour les réunions d’équipe, WhatsApp pour les communications rapides, les services de stockage et de partage de fichiers pour les co-écritures d’articles, etc. Même si la prise en main des outils numériques a pu être difficile pour certains, les deux responsables reconnaissent qu’ils ont été de grands facilitateurs en cette période, notamment pour assurer des réunions hebdomadaires.
Le télétravail a aussi permis d’expérimenter de nouveaux outils comme le cahier de laboratoire électronique. Pour Ambra Giglia-Mari, « cet outil a grandement facilité le travail en mode projet et le suivi à distance ».
Les deux responsables sont d’accord : si les avantages logistiques de ces outils ont permis d’être efficaces, « il était tout aussi important de poser un cadre et de prendre garde à ne pas sursolliciter les collaborateurs via ces canaux de communication ».
Identifier des tâches faisables durant le confinement
Dès la première semaine, Ambra Giglia-Mari a demandé à son équipe d’éditer une bibliographie harmonisée. « J’ai demandé aux thésards de lire et de rédiger des articles. Je les ai aussi encouragés à suivre le webinaire sur l’encadrement doctoral et le confinement. » Ces tâches n’étaient pas adaptées aux techniciens, plus habitués à manipuler. Elle leur a proposé d’étudier de nouvelles techniques d’expérimentation théorique à mettre en œuvre lors du retour à la normale.
Concernant le contenu du webinaire du management à distance, la directrice de recherche n’a qu’un seul léger regret: « il était un peu trop axé sur le management des profil thésards, alors que les équipes sont composées de personnes aux profils variés qui nécessitent des méthodes de management diversifiées ».
Au début du confinement, Hélène Chambefort s’est interrogée sur l’arrêt de certaines missions. Il a fallu trouver des tâches que plusieurs agents habitués à travailler au classement d’archives papier puissent accomplir à distance. Son équipe a avancé sur divers projets grâce aux synergies avec d’autres départements.
Un retour à la normale pas si simple
Pour la responsable des archives, le retour à la normale n’est pas si évident : « Il faut prendre garde à reprendre les tâches courantes sur le terrain et ne pas continuer celles assignées en télétravail. »
Pour Ambra Giglia-Mari, « paradoxalement, c’est plus compliqué depuis la reprise partielle en présentiel. Certains étant en laboratoire et d’autres à la maison, il faut faire attention au décalage. » Mais grâce au cahier de laboratoire électronique, la directrice de recherche peut suivre les travaux à distance. Pour aider au déconfinement, elle a également proposé des fiches de priorités.
Grâce aux formations en e‑learning proposées par le réseau formation – Management et accompagnement et Les outils numériques pour le travail en ligne –, les responsables ont pu trouver ce dont elles avaient le plus besoin : des conseils pratiques pour suivre leurs équipes et la communication à adopter ou des partages d’expériences avec les pairs.
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