Pouvez-vous vous présenter ?
Béatrice Subileau : Je travaille à la délégation Grand Ouest depuis 2007. J’ai débuté en tant que gestionnaire et j’occupe actuellement le poste de coordinatrice de gestion en ressources humaines. J’évolue au sein d’une équipe de huit personnes et je gère un portefeuille d’environ 80 agents (tous status confondus) sur un global de 550 agents dans le Grand Ouest.
Ma mission actuelle comprend deux volets. J’assure la coordination des activités du pôle ressources humaines, cela signifie que je dois harmoniser les pratiques de gestion interne au sein de l’équipe de gestionnaires. Je suis également en charge des tableaux de bord : il s’agit d’outils de pilotage qui me permettent tous les mois d’extraire des données précieuses sur les effectifs (ITA, chercheurs et les contractuels). Ces données sont transmises à ma responsable en ressources humaines, à la direction et aux différents services (finance, communication, prévention, partenariat…). Ils ont pour but de donner des indications sur l’évolution sur notre population, d’aider le ou les acteurs décisionnaires à prendre les arbitrages nécessaires.
Florent Auger : Biologiste et biochimiste de formation, je me suis spécialisé en imagerie médicale au cours de mes dernières années d’étude. Je travaille à l’Inserm depuis dix ans en tant qu’ingénieur. Depuis 2008, je suis responsable du plateau d’imagerie préclinique de la plateforme d’imagerie du vivant et fonctions. Mon équipe est composée de trois personnes, un technicien, un ingénieur informaticien et moi-même. Nous sommes en charge d’un appareil d’IRM (Imagerie par Résonance Magnétique) et d’un appareil de TEP (Tomographie par Emission de Positons) qui permettent les études morphologiques et fonctionnelles in vivo chez le rongeur. Nos appareils sont les seuls de ce type dans le Nord-Pas de Calais, nous sommes donc très sollicités. Nous travaillons sur des thèmes multidisciplinaires : neurosciences, maladies cardiovasculaires, diabète… Cette diversité et l’interaction avec les différentes équipes me plaît beaucoup. Ma mission principale est de répondre aux demandes des chercheurs. Ils m’expliquent leur problématique de recherche, ensuite, je définis des protocoles d’imagerie, contrôle les résultats et participe à l’analyse et à l’interprétation des données. Ma double compétence en biologie et imagerie m’aide à bien saisir leurs besoins.
Comment organisez-vous votre travail en cette période de confinement ?
Béatrice Subileau : Le télétravail est mis en place à la délégation depuis septembre 2019, nous sommes donc tous opérationnels à distance. Je travaille depuis mon domicile en horaires courants mais je reste disponible plus tardivement que d’habitude afin de m’adapter aux collègues qui souhaitent me contacter en soirée à cause de leurs contraintes personnelles. Je débute ma journée par la lecture de mes mails afin de prioriser les tâches. Je gère mon portefeuille d’agents et, si j’ai des demandes qui sortent de mon périmètre, j’oriente vers la personne ressource (délégué régional, responsable des ressources humaines, personnel du siège…). Le télétravail me permet aussi de me focaliser sur des tâches de fond. En effet, au sein du service RH, nous travaillons souvent dans l’urgence, ainsi cette période de télétravail à long terme me permet de reprendre des dossiers mis de côté comme par exemple l’actualisation des procédures ou l’archivage. Je profite aussi de cette période pour mettre à jour les dossiers administratifs des personnels grâce aux données issues de l’outil Business Object, dont je suis référente. Ces données donnent une vision globale de l’activité de l’agent (titre de séjour, numéro de sécurité sociale, temps partiels, masses salariales, cumuls d’emplois…) et permettent d’enrichir le bilan social régional.
Florent Auger : Depuis début mars, toute mon équipe est en télétravail. Personnellement, je m’astreins à un cadre horaire semblable à celui du bureau. N’ayant pas d’enfant à garder, je profite de ce temps hors site pour faire principalement du travail administratif et du traitement de données pour les futurs articles. Je suis également CRP (Conseiller en Radioprotection) cela veut dire que je supervise l’activité liée aux rayonnements ionisants de la plateforme. Habituellement, cette fonction occupe théoriquement 10 % de mon équivalent temps plein. Je profite du télétravail pour mettre les dossiers à jour (évaluation des risques, mesures de protection adaptées, communication des résultats dosimétriques…). Le télétravail étant isolant, j’en profite aussi pour contacter les chercheurs afin de discuter avec eux des projets de recherche en cours et de voir si on peut avancer sur d’autres axes. Je communique aussi beaucoup avec mon équipe : en période habituelle, nous sommes tous les trois à temps complet sur site : nous sommes donc des « primo-télétravailleurs » pas forcément familiarisés avec cette organisation. Ce confinement implique donc une réorganisation du travail et une coordination d’équipe différente pour maintenir une dynamique !
Quelle sont vos priorités en cette période de crise ?
Béatrice Subileau : Depuis le début de la crise, le service ressources humaines de la délégation a trois priorités : assurer la continuité des services, répondre à nos agents qui ont de nombreuses questions sur la situation et enfin gérer le temps fort mensuel qu’est le contrôle de la paie des agents. En effet, le processus de paie fait partie des activités à maintenir en période d’activation du plan de continuité des activités (PCA) de l’Inserm. Ce processus est géré en central, au niveau du DRH, néanmoins, les pôles RH en région ont un rôle important à jouer sur la prise en compte des éléments variables (adresse, RIB, transport, jour de carence…). Nous avons suivi les directives du Siège et tout a été mis en œuvre en amont du confinement pour une gestion optimale de la paie.
Florent Auger : La priorité a été le don de matériel : nous avons fourni des masques de chirurgie, des surblouses, des charlottes et du gel hydroalcoolique. Etant hébergés sur le campus hospitalo-universitaire de Lille, les dons ont pu se faire rapidement. Je me suis également porté volontaire pour faire de la saisie informatique de données des projets de recherches dans le cadre de la lutte contre le Covid-19.
Pour vous, quel est le plus grand défi du travail à distance ?
Béatrice Subileau : Il a fallu se familiariser avec les bonnes pratiques du télétravail comme limiter les envois de mails ou prendre en compte le contexte familial de chaque agent. En tant que coordinatrice, je suis vigilante à ce que tous ces paramètres soient pris en compte dans mon équipe. Il faut aussi veiller à maintenir l’esprit collectif : à la délégation, nous travaillons en espace ouvert, nous communiquons beaucoup au quotidien, il faut donc être attentif à garder cette dynamique de groupe. Mais nous y parvenons grâce aux outils : mails, Whats App, téléphone et visioconférence. Nous conservons une réunion hebdomadaire ainsi que des points individuels. Je dirais que le second défi est la cybersécurité ; en tant que gestionnaire ressources humaines, on manipule des relevés d’identité bancaire et d’autres informations confidentielles. Il faut donc être très attentif aux arnaques. Pour cela, nous sommes équipés de logiciels sécurisés et recevons régulièrement des notes de vigilance émanant du pôle comptable du Siège.
Florent Auger : Au sein de la plateforme nous avons beaucoup d’interactions. C’est un lieu très propice aux échanges. Par exemple, avec les chercheurs, nous regardons et analysons ensemble les images scientifiques. Je pense donc qu’en cette période de travail à distance, nous devons absolument continuer à partager et à ne pas se perdre de vue. Via les mails, les coups de fil, les visioconférences, il faut parvenir à créer un collectif de travail même virtuel. Mais je crains que les expériences en cours souffrent du confinement à long terme : nous risquons d’avoir de la perte de données. Cela sera néfaste pour les résultats des recherches.
À votre avis, le télétravail massif va-t-il avoir un impact sur le fonctionnement des équipes lors du retour à la normale ?
Béatrice Subileau : Le confinement nous permet de constater que certains processus doivent gagner en rapidité : je pense à l’outil de parapheur électronique qui permettra d’assurer la signature des documents à distance en toute sécurité. Le télétravail nous permet aussi de changer les façons de manager et de coordonner les équipes à distance et de faire évoluer nos pratiques de gestion. Les agents peuvent aussi changer d’avis sur le télétravail. Certains sont dubitatifs quant à ce mode de travail (efficacité, perte des relations humaines…) mais on se rend compte que grâce à des outils performants, notamment de télécommunication, nous sommes suffisamment équipés pour surmonter ces barrières. Concernant l’esprit d’équipe, je suis certaine que nous sortirons plus soudés de cette épreuve !
Florent Auger : Personnellement, grâce au télétravail, je prends le réflexe de mieux planifier et prioriser mes tâches quotidiennes, ce que je n’avais pas forcément le temps de faire, pris dans le rush du quotidien. Je vais essayer de conserver cette discipline lors du retour à la normale ! Cette période nous apprend aussi à mieux communiquer entre nous.
