Les fiches de traçabilité achat
Afin d’assurer la traçabilité de leurs décisions concernant leurs marchés d’un montant supérieur ou égal à 25000 € HT et inférieur au seuil européen de procédure formalisée, les représentant du pouvoir adjudicateur (RPA) disposent de fiches de traçabilité. Ces fiches permettent :
- de formaliser la décision d’attribution du marché par le RPA,
- de tracer le motif du choix de l’attributaire du marché,
- de tracer les modalités d’évaluation du besoin mises en œuvre,
- de tracer les considérations environnementales du marché,
- de renseigner les informations du marché dans Sifac+.
La fiche de traçabilité FTA25-59
Cette fiche de traçabilité est applicable aux seuls marchés de fournitures et services, aussi bien pour les unités (labos) que les services du siège et des DR d’un montant compris entre 25 et 59,99 k€ HT. La dispense d’obligation de publicité et de mise en concurrence à laquelle sont soumis ces marchés, ne dispense pas pour autant ces mêmes marchés d’obligations règlementaires de transparence et de traçabilité.
Pour les unités, cette fiche de traçabilité doit être renseignée par l’unité qui passe le marché et transmise au service achat/marché local afin de créer le marché correspondant dans Sifac+.
Pour les marchés répondant aux besoins des services du DR et des entités du siège, cette fiche soit être renseignée par le service achat/marché concerné.
La fiche de traçabilité FTA60L (laboratoire) ou FTA60A (administration)
Ces fiches de traçabilité sont applicables aux seuls marchés de fournitures et services répondant à un besoin d’un montant compris entre 60 k€ HT et le seuil européen (139,99 k€ HT). Ces marchés sont règlementairement soumis à l’obligation de publicité et de mise en concurrence en raison du montant du besoin > 60 k€ HT.
La FTA60L concerne les marchés des unités (laboratoires). Pour les unités, cette fiche de traçabilité doit être renseignée par l’unité qui passe le marché et transmise au service achat/marché local afin de créer le marché correspondant dans Sifac+.
La FTA60A concerne les marchés des DR et du siège. Pour les marchés répondant aux besoins des services du DR et des entités du siège, cette fiche soit être renseignée par le service achat/marché concerné qui procède ensuite à la création du marché dans Sifac+.
La fiche de traçabilité FTA25-99T (travaux)
Cette fiche de traçabilité est applicable aux seuls marchés de travaux répondant à un besoin de travaux d’un montant compris entre 25 et 99,99 k€ HT. La dispense d’obligation de publicité et de mise en concurrence à laquelle sont soumis ces marchés, ne dispense pas pour autant ces mêmes marchés d’obligations règlementaires de transparence et de traçabilité.
Cette fiche de traçabilité doit être renseignée par le service patrimoine immobilier et/ou le service achat/marché. Le service achat/marché procède ensuite à la création des marchés correspondant dans Sifac+.
Les marchés nationaux
Les marchés nationaux couvrent les besoins d’achat récurrents à dimension nationale de l’Inserm. Dans le fichier ci-joint, les marchés sont identifiés par :
- Leur objet
- Leur numéro de marché
- Leur numéro de contrat d’achat
- Leurs postes de contrat d’achat et leur codes GHP autorisés
- Leur titulaire
- Leur date de début d’exécution et leur date d’expiration nationale
Les marchés régionaux
Pour toute information concernant la liste des marchés locaux ou régionaux susceptibles de couvrir votre besoin, contactez votre responsable achatsen délégation.
Les achats responsables
L’Inserm met à disposition des acheteurs et des prescripteurs sa politique d’achats responsables, ainsi qu’une sélection de clauses à insérer dans les marchés publics, pour favoriser la prise en compte des dimensions environnementales et sociales dans les achats.
La nomenclature achat : Nacres
Utilisée pour codifier les commandes et évaluer les besoins d’achat des unités, des délégations régionales et du siège par ensemble de prestations homogènes, la nomenclature achat est un outil de gestion financière avec une forte dimension juridique.
Qu’est-ce que le code Nacres ?
Nacres (Nomenclature achat pour la Recherche et l’Enseignement supérieur) est un référentiel commun aux principaux établissements publics à caractère scientifique et technologique (EPST) comme l’Inserm, le CNRS, Inrae, l’IRD, ainsi qu’aux établissements publics à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP). L’ensemble des établissement utilisateurs de Sifac/Sifac+ ont recours à la nomenclature Nacres.
Avantages de Nacres
Évaluer les besoins par un ensemble de prestations homogènes
En matière de marchés publics, elle permet à chaque représentant du pouvoir adjudicateur (RPA) d’évaluer ses besoins en fournitures et services par un ensemble de prestations homogènes et de comparer ses besoins aux seuils des marchés publics.
Par conséquent, toutes les commandes de l’Inserm doivent être codifiées avec le code de la nomenclature approprié dans une logique de computation des besoins et de contrôle du respect des règles associés à l’atteinte des seuils.
Dériver le compte comptable approprié
En matière de gestion financière, la saisie d’un code Nacres associés à l’imputation d’un type de prestation permet de dériver le compte comptable approprié.
Cartographier les dépenses
Par extension, la nomenclature Nacres permet aux services achats des délégations régionales et au service achat du siège d’établir des cartographies de dépenses suivant ce référentiel et d’analyser a posteriori les achats de l’établissement.
Attention !
Les dépenses cumulées par GHP et par an supérieures à 90 k€ HT pour le siège et les DR et supérieures à 140 k€ pour les unités appellent obligatoirement un marché. Sans marché, la commande quel que soit son montant sera bloquée. En se sens l’évaluation annuelle des besoins permettra d’anticiper d’éventuelles situations de blocage.
Structuration de la nomenclature Nacres
La première lettre d’un code définit le thème
Exemple : A / APPROVISIONNEMENTS GÉNÉRAUX.
Les deux premiers caractères définissent le domaine au sein du thème concerné
Exemple : AA / ALIMENTATION – RESTAURATION – HÔTELLERIE).
Les trois premiers caractères définissent le sous-domaine au sein du domaine concerné
Exemple : AA.1 / PRODUITS ALIMENTAIRES FRAIS