Retour sur la gestion de la crise sanitaire Covid-19 : quelles actions mises en place à l’Inserm ?

Nous traversons une situation de crise sanitaire exceptionnelle dont les impacts sont d’ores et déjà très importants pour tous, et l’Inserm est au cœur des dispositifs publics de​lutte contre l’épidémie. Alors que l’activité de recherche se doit de continuer, les agents sont confrontés aux difficultés inhérentes à la période.

La directrice générale déléguée Claire Giry et le directeur des ressources humaines Hafid Brahmi s’expriment sur cette situation sans précédent et indiquent les lignes directrices de la gestion de crise de l’Institut. Préserver la sécurité des salariés, les accompagner pour le télétravail, répondre aux nombreuses questions suscitées : l’Inserm a mis en place des dispositifs non seulement pour garantir la continuité et la sécurité de l’activité mais aussi le maintien du lien avec tous ses personnels.

Quid de la continuité d​e l’activité ? Où en sommes-nous ?

Claire Giry : La continuité d’activité repose sur la mise en œuvre d’un plan de fonctionnement en mode dégradé pour s’adapter à la crise, décliné depuis le niveau national jusque d​ans chaque structure de recherche. Ce plan est structuré et piloté à chaque niveau par une cellule de crise pluridisciplinaire. Sa mise en œuvre a mobilisé un très grand nombre de nos personnels de métiers très divers dans un temps très court et je les en remercie.

Comment se passe la recherche sur le Covid-19 ? Pouvez-vous nous faire un état des lieux ?

L’Inserm est mobilisé à tous les niveaux : aide à la décision publique en apportant son expertise, mise en place d’essais cliniques, modélisation, études épidémiologiques, projets de recherche sur des vaccins, connaissance du virus…

Sur le plan de la recherche, à ce jour, quelque 600 personnes sont mobilisées dans nos laboratoires sur tout le territoire, sur la recherche sur le COVID19. Des résultats préliminaires commencent à être partagés par la communauté. Même s’il faut rester très prudents, cela montre à quel point l’Institut a su se mobiliser dès les premiers instants de la crise pour d’ores et déjà en être au stade de la production de résultats.

Sur le plan de l’investissement de nos concitoyens à la recherche, plus de 4 000 personnes malades ou non, convalescentes ou guéries sont impliquées dans des projets de recherche cliniqu​e promus par l’Inserm, qu’ils soient interventionnels ou non. Et le lancement récent d’une grande enquête auprès de plus de 200 000 personnes va nous permettre dans les prochaines semaines de fournir une cartographie globale du statut immunitaire de la population et de sa dynamique, sur l’ensemble du territoire, via la collecte d’échantillons biologiques couplée à des questionnaires.

Point sur CARe

La ministre de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation a souhaité mobiliser toutes les bonnes volontés, les idées, les initiatives, permettant de contribuer à court terme à l’amélioration de la situation et à la sortie de la crise sanitaire. À cette fin, un Comité d’analyse recherche expertise (CARE) Covid-19 a été mis en place par le président de la République. Il est présidé par Françoise Barré-Sinoussi.

Le PDG a souhaité que l’Inserm participe fortement à cet élan, en complément aux initiatives qui ont déjà été initiées via Reacting et l’ANR. Nous avons donc sollicité les directeurs d’unité pour qu’ils nous soumettent les propositions émanant de leur laboratoire, à une adresse unique cebwrgfpbivq@vafrez.sr. Elles sont analysées par les instituts thématiques de l’Inserm, en coordination avec Reacting, avant d’être transmises au comité Care, de manière à en assurer une bonne cohérence.

Comment les labos vont-ils êtr​e m​obilisés pour réaliser les tests PCR ?

L’Inserm a été désigné pour coordonner la participation des laboratoires de recherche à la réalisation des tests diagnostiques PCR, pour rassembler les forces de nos unités et celles de nos partenaires académiques, avec l’appui​de nos délégués régionaux, en réponse au besoin d’un accroissement du nombre de tests réalisés dans les hôpitaux. Plus de 50 structures ont été recensées sur tout le territoire, avec une capacité théorique à mener plus de 100 000 tests par jour. Le déploiement sera progressif et fonction des attentes et besoins des agences régionales de santé et des CHU.

Pour l’organisation du travail, quelles actions ont été menées par les​services de l’Inserm pour assurer la continuité de l’activité de recherche essentielle ?

Hafid Brahmi : Tout d’abord il faut reconnaître les grandes capacités d’adaptation des personnels Inserm, qui en quelques jours, ont réussi à mettre en place de nouvelles organisations du travail, tant dans le cadre des plans de continuité des activités (PCA) que dans la mise en œuvre du télétravail. Les membres des cellules des PCA sont particulièrement mobilisés depuis le début de la crise et peuvent compter sur l’appui des délégations régionales pour coordonner les actions et accompagner les équipes.

Le télétravail est devenu obli​gatoire pour tous les agents qui le peuvent.

Les personnes qui ne peuvent pas télétravailler pour des raisons familiales ou parce que leur poste ne s’y prête pas (services logistiqu​es par exemple) disposent d’une autorisation spéciale d’absence depuis le 16 mars.

Nos préoccupations en ressources humaines dans cette période de crise :

Nous veillons à ce que cette situation exceptionnelle ne porte pas préjudice à nos personnels en maintenant autant que possible les agents dans leurs droits. Notre première préoccupation a été de garantir la continuité des activités essentielles, au premier rang desquelles le maintien de la paie de l’ensemble des personnels Inserm. Les contrats qui devaient être renouvelés pendant la période de confinement l’ont été notamment pour ne pas déstabiliser les personnes recrutées.

Nous veillons également à l’organisation de l’accueil des stagiaires en lien avec les universités avec le maintien des indemnités pour tous les stages dont les conventions avaient été signées avant le début du confinement.

Et nous accompagnons les services impliqués dans la lutte contre l’épidémie. Dès le début de la crise, nous avons organisé et facilité le recrutement de compétences dans les structures mobilisées par la recherche sur le Covid-19.

Quelles mesures ont été prises pour accompagner les agents dans cette situation exceptionnelle ?

C. G. : La priorité de l’établissement est bien sûr d’assurer la santé et la sécurité des personnels. Des conduites à tenir ont été publiées et régulièrement mises à jour en fonction de l’évolution de la situation. Les acteurs de la prévention continuent d’appuyer les structures et les personnels dans leurs activités, que ce soit pour maintenir les capacités de recherche à long terme dans le cadre des PCA ou pour apporter leur expertise auprès des collectifs impliqués dans la recherche sur Covid-19.

Des actions de prévention sont maintenues, notamment dans le cadre du dialogue social via les CSHSCT. Malgr​é des conditions matérielles difficiles, l’établissement et les délégations régionales organisent des réunions de CHSCT et CSHSCT, notamment dédiées aux conditions de travail des personnels dans ce contexte de crise Covid-19.

H. B. : Les équipes RH assurent, sur toute la durée de l’épidémie, non seulement une gestion administrative de​s conséquences de la crise mais aussi un accompagnement des agents.

Le fonctionnement en télétravail généralisé a nécessité une adaptation rapide de toutes nos activités aussi bien scientifiques que supports. Pour permettre aux personnels d’assurer dans de bonnes conditions leurs activités télétravaillables (compte tenu des diverses contraintes techniques et/ou​personnelles), plusieurs outils existent et sont présentés sur l’intranet. Les équipes SI au niveau national et en région ont particulièrement été à la manœuvre pour leur déploiement.

Ces ressources s’adressent à l’ensemble des personnels, et sont progressivement complétées par des actions spécifiques. Outre une solution technique pour les visioconférences comme Teams, nous attirons, par exemple, l’attention des agents sur les bonnes pratiques du télétravail et la souplesse à apporter dans l’adaptation entre temps de travail et temps de repos.

Nous accordons aussi une attention particulière à l’encadrement et à la formation en cette période.

Des nouvelles modalités pédagogiques (webinaires et formations en distanciel) ont été mises en place. Dans un premier temps, elles se concentrent sur l’accompagnement de la situation de travail à distance. Les webinaires à destination des chercheurs pour leur fournir les moyens de maintenir une dynamique de travail adéquate avec leurs doctorants ont ainsi eu un grand succès. Ces webinaires ont aussi été déclinés à destination de l’ensemble des cadres (scientifiques et administratifs) pour traiter du management à distance ou encore à destination de tous les agents sur les principes et outils du travail collaboratif.

Bien que l’ensemble des formations nécessitant une présence physique prévues dans les prochaines semaines aient été reportées jusqu’à ce que la situation sanitaire permette à nouveau leur tenue, la programmation est en perpétuel ajustement.

Enfin, dans les prochains jours, une foire aux questions sera également mise en place sur l’intranet pour répondre aux principales interrogations des personnels.

Comment garder la cohésion au sein de la structure et le lien avec les collaborateurs ?

H. B. : Sur cette période, un point de vigilance est de maintenir le contact avec les collaborateurs alors que chacun est confiné chez soi.

Les délégations régionales sont en première ligne des remontées du terrain, ayant un lien direct avec les DU, les gestionnaires des unités et les agents. Ils reçoivent et apportent des solutions adaptées aux questionnements des DU et des agents et orientent autant que de besoin vers les professionnels de la santé et du service social.

Les managers organisent des visioconférences régulières et nous les tenons informés de la politique de l’Institut, de ce qui se passe en général.

Il s’agit en effet de rassurer et d’apporter toute aide possible : le service social des personnels est particulièrement mobilisé et des assistances psychologiques sont aussi possibles en lien avec les mutuelles partenaires (les coordonnées et procédures sont renseignées sur l’intranet).

Les médecins de prévention sont à la disposition de tous les personnels pour répondre aux questions en lien avec le confinement et la santé, et à leurs inquiétudes vis-à-vis de la pandémie. Ils pourront orienter vers les professionnels de soins (psychologues mais aussi autres spécialistes). Ils interviennent également dans le processus des appels à volontaires pour veiller à préserver la santé de nos personnels affectés à la lutte contre le Covid-19.

Des documents sur le confinement et son impact psychologique et sur l’organisation du travail sont disponibles sur le site intranet, ainsi que des conseils ergonomiques sur l’aménagement de l’espace de travail en télétravail.

Une ordonnance sur les congés est parue le 15 avril dernier. Pouvez-vous en préciser sa mise en œuvre à l’Inserm ?

H. B. : L’application de cette mesure à l’Inserm conduira au bout du compte à ce que l’ensemble de nos personnels ait pris 5​jours de congés entre le 16 mars et la fin de l’état d’urgence sanitaire. Si ce dernier venait à être prolongé (le vote du projet de loi est prévu cette semaine) alors le délai pour prendre ces jours serait reporté. Nous avons souhaité appliquer l’ordonnance de manière équilibrée entre les missions, les statuts et les modalités de travail (ASA, télétravail, travail en présentiel) de nos personnels. Ainsi, nous avons estimé que le télétravail, au même titre que l’activité professionnelle en présentiel nécessite que les agents bénéficient d’un repos minimal. Cette mesure contribuera à la reprise progressive d’activité des services et laboratoires dans de bonnes conditions.

Comment envisager et p​réparer la période d’après confinement ?

C. G. : Il nous faut anticiper aussi la suite des événements et le retour progressif à la normale. Ce retour, comme l’a précisé le PDG, sera progressif et nécessite que l’on mette en place toutes les conditions pour permettre aux personnels au sein des laboratoires comme dans l’administration de reprendre une activité présentielle, si elle est nécessaire, dans les meilleures conditions de sécurité. L’organisation de l’Inserm continuera à s’adapter aux évolutions.

Il y a aussi quelques bonnes choses à retenir d’une crise. Celle-ci aura permis de faire aboutir de nombreux projets dans un temps très court grâce à l’énergie de tous. C’est le cas par exemple d’une accélération de la bascule numérique de plusieurs outils administratifs : e‑parapheur, système de visioconférence performant et individualisé.

H. B. : L​“organisation des concours qui a été bousculée est également replanifiée tant pour les personnels chercheurs que pour les personnels ingénieurs et techniciens, selon un calendrier et des modalités adaptés. Sont concernées également les campagnes d’avancement.

Pour les chercheurs, les auditions pour le concours de chargés de recherche sont reportées en septembre. Les inscriptions pour le concours DR2 devraient débuter à la mi-mai. Les campagnes de promotion et de PEDR sont maintenues en juin​. Les présélections pour les Atip-Avenir auront lieu à la mi-juin et les entretiens avec les candidats sélectionnés se tiendront fin septembre.

Pour les ingénieurs et techniciens, les auditions pour la sélection professionnelle auront lieu la 2e quinzaine de juin et les auditions pour les concours internes se dérouleront entre septembre et octobre.

La campagne d’appréciation des personnels ingénieurs et techniciens a débuté ce 14 avril 2020 sur Gaia et se poursuivra jusqu’à la mi-juin.

Comment va se passer l’après confinement ?

C. G. : Dans les grandes lignes, notre premier souci est d’assurer à chacun sur son lieu de travail des condition​s suffisantes pour mettre en place les gestes barrières et assurer les distanciations physiques. La sécurité et la prévention des risques font partie de notre ADN, nous ne transigerons pas sur ces questions.

Le retour sur le lieu de travail sera progressif. Le télétravail sera largement maintenu et, dans un premier temps, le travail en présentiel sera réservé aux activités prioritaires et le nécessitant. Les situations familiales particulières seront également prises en compte. Enfin, la reprise d’activité dans les laboratoires sera définie en concertation avec nos partenaires de mixité et les hébergeurs de nos unités.

Les services administratifs sont tous mobilisés pour s’assurer que le retour, aussi progressif soit-il, se déroule dans les meilleures conditions matérielles et organisationnelles possible.

Notre PRA sera présenté à nos instances, CHSCT et CT, dans la première semaine de mai.

Un dernier mot ?

La mobilisation et l’engagement des personnels pour la continuité des activités dans tous les domaines de recherche de l’Inserm a été à la hauteur de la période et pour cela, je remercie l’ensemble de notre collectif Inserm.