Mi-décembre, l’Institut opérera le rapprochement (on parle aussi d’hybridation) de la messagerie Outlook et de la plateforme de visioconférence Teams. Nous sommes nombreux à utiliser quotidiennement ces applications pour échanger des messages et des documents, tchater, se réunir en visio, organiser nos agendas… Leur rapprochement rendra leur fonctionnement plus simple et leur utilisation plus efficace.
Un identifiant unique, un calendrier identique
Concrètement, cela se traduira par l’utilisation d’un identifiant unique pour les deux applications. Lorsque les applications auront été mis à jour, courant décembre, vous n’aurez plus à utiliser l’adresse en @inserm.eu pour vous connecter à Teams. Désormais, ce sera l’adresse prenom.nom@inserm.fr, ou pour les externes prenom.nom@ext.inserm.fr, et le mot de passe associé (les mêmes que pour Outlook et d’autres services de l’Inserm) qui serviront pour se connecter à Teams.
Grâce à ce rapprochement, vous bénéficierez notamment d’un calendrier identique sur les deux applications pour noter vos tâches et vos rendez-vous en présentiel comme en visio et accéder à ces derniers en un clic.
Que se passera-t-il lors de la mise à jour des applications ?
La mise en œuvre de ce rapprochement aura quatre conséquences :
- D’abord, lorsque vous lancerez Teams, il faudra vous identifier avec votre adresse @inserm.fr. Teams ne reconnaîtra plus l’adresse @inserm.eu utilisée jusqu’à présent.
- Une fois connecté, vous constaterez la disparition des conversations engagées sans rendez-vous préalable et leurs documents liés. En revanche, vous accéderez toujours aux discussions et aux documents échangés lors de réunions programmées. Par ailleurs, pour les utilisateurs du module Équipe, l’ensemble des discussions et des documents seront conservés.
- Les enregistrements de visioconférences ne seront plus accessibles.
- Enfin, côté calendrier, si les réunions auxquelles vous avez été invités seront toujours visibles, celles que vous avez créé auront disparues.
Comment anticiper ces changements ?
Sauvegarder ses documents
Nous vous recommandons de télécharger et de stocker les documents que vous souhaitez conserver.
Déposer les enregistrements sur pod
Vous pouvez également récupérer les enregistrements de visioconférence. Ces fichiers peuvent être très volumineux. Nous vous conseillons de les déposer sur Inserm pod. Sur cette plateforme, vous pourrez rendre ces vidéos publiques ou choisir de limiter leur accès.
Conserver les réunions que vous avez créé
Enfin, une manipulation assez simple permet de retrouver, dans les deux applications, les réunions que vous avez programmées dans le calendrier de Teams. Il suffit pour cela d’ajouter votre adresse à la liste des participants. Saisissez intégralement l’adresse prenom.nom@inserm.fr car l’autocomplétion ne fonctionnera pas.
En cas de besoin, contacter le centre de services : support.dsi@inserm.fr
