Envoyez des réponses automatiques d’absence et passez le relai
Rendez-vous sur votre messagerie Outlook, cliquez sur le menu Fichiers et dans l’onglet Informations, choisissez Réponses automatiques (absence du bureau). Pour le webmail, cliquez sur la roue crantée et sélectionnez Réponses automatiques. Définissez la période où vous ne serez pas joignable. Pensez à lister les personnes à contacter en votre absence, notamment en cas d’urgence. Cela servira de guide à vos collaborateurs qui pourront l’utiliser en cas de besoin.
Modifiez votre statut dans Microsoft Teams
Dans Teams, cliquez sur votre avatar (en haut à droite, avec vos initiales ou l’image que vous avez choisie), puis sur Définir un message de statut. La zone de saisie vous permet de rédiger votre message.
Activez votre répondeur téléphonique
Tout comme sur votre messagerie et Teams, assurez-vous de configurer un message d’absence sur votre répondeur téléphonique.
Faites une liste de ce qu’il faut terminer avant de partir
Commencez par énumérer les tâches en suspens, séparez celles qui ne peuvent attendre votre retour de celles qui peuvent être traitées plus tard (dossiers, rendez-vous, mails, échanges téléphoniques). N’oubliez pas de vérifier que vous n’avez pas planifié de réunion ou de formation au moment où vous serez absent. Profitez de cette to do list pour planifier votre semaine de retour de vacances d’été.
Éteignez vos équipements
Accompagnez votre départ en vacances avec quelques gestes simples favorables à l’environnement : ne laissez pas vos écrans en veille, pensez à éteindre les lumières et si votre bureau est climatisé, pensez à couper la climatisation.
Rangez votre bureau
Faites le tri dans vos dossiers et ne gardez que ceux de votre rentrée, archivez vos documents, rangez les, passez éventuellement un coup d’éponge sur votre bureau et désinfectez votre clavier. Profitez-en pour faire le tri dans votre boîte mail.
Organisez votre retour collectivement
Prévoyez de vous réunir avec votre équipe ou votre manager le lendemain de votre retour afin de faire le point sur le travail en cours et à venir. Planifiez également deux jours sans réunions pour reprendre en douceur et trier vos mails.
Et surtout pendant les vacances … N’emportez pas des dossiers dans vos valises, laissez votre téléphone professionnel à la maison et ne consultez pas vos mails !
Bien partir en vacances quand on est manager
- Prévenez au plus tôt vos équipes de vos dates de départ et de retour. Transmettez également vos dates de congés à vos collaborateurs extérieurs.
- Déléguez efficacement : désignez deux ou trois responsables pour assurer votre intérim. Facilitez-leur le travail en votre absence en fournissant un maximum d’informations sur vos dossiers et processus en cours.
- Donnez vos coordonnées à un collaborateur afin qu’il puisse vous joindre en cas de force majeure.
- À votre retour, prenez le temps de réunir vos équipes et faites un point ensemble en individuel ou en collectif.
