Depuis le 1er janvier, l’Inserm encourage le recours de plus en plus large au cahier de laboratoire électronique (Clé), disponible depuis 2019. La généralisation de son usage va s’accompagner dans les mois qui viennent d’un soutien renforcé aux laboratoires de recherche pour faire face à l’accroissement des besoins.
Pour éviter les ruptures de service, la direction du système d’information (DSI) a d’ores et déjà accru la capacité de stockage et optimisé l’architecture applicative de son dispositif. Dans les semaines à venir, le cahier de laboratoire électronique sera hébergé dans un environnement qui répondra aux normes de haute disponibilité, pour absorber la montée en puissance de l’outil.
Une obligation légale
Ce renforcement de l’infrastructure est une priorité pour l’Institut. Conformément à la Charte nationale de déontologie des métiers de la recherche, signée par l’Inserm, le cahier de laboratoire (papier comme électronique) est obligatoire. C’est également un élément de protection intellectuelle. Convenablement rempli, il permet d’attester l’authenticité, l’originalité et la paternité des résultats, tout en les protégeant. Ces garanties sont le préalable à la signature de contrats, au dépôt de brevets ou à la résolution des litiges de signature. La version électronique est aussi un plus pour le chercheur puisqu’elle améliore la sécurité, la qualité, la transparence et les possibilités de partage des travaux de recherche.
Une équipe dédiée à la conduite du changement
Pour accompagner l’adoption du cahier électronique de laboratoire, l’Inserm va créer une équipe de coordination pilotée par le chargé de mission de la gestion des données de recherche (CDO). En renfort, un agent (chercheur ou ingénieur), qui a déjà participé à la mise en œuvre d’outils numériques, fera le lien entre le DSI et les laboratoires, pour accompagner les personnels lors des prochains déploiements. Il animera un club d’utilisateurs, réunis autour d’un espace numérique et lors d’événements annuels, pour favoriser les échanges au sein de la communauté du cahier de laboratoire électronique.
Un dispositif de formation complet
Les directions des ressources humaines et du système d’information s’associent et s’appuieront sur ce club pour identifier les besoins de formation. D’ores et déjà, un dispositif complet prévoit différents formats adaptés selon les profils d’utilisateurs.
Webinaires d’initiation
Pour présenter l’outil et ses fonctionnalités aux nouveaux ou futurs utilisateurs et utilisatrices de Clé, l’Inserm organisera des webinaires dans chaque délégation régionale. Ces présentations seront ensuite accessibles sur la plateforme e‑formation
- Date : avril-octobre 2021
- Public : néo ou futur utilisateurs de Clé
- Modalités : webinaires Teams (environ 500 participants)
Webinaires de perfectionnement
24 webinaires thématiques permettront aux utilisateurs expérimentés d’approfondir certaines fonctionnalités de Clé.
- Date : mars-décembre 2021
- Public : personnels ayant déjà utilisé Clé
- Modalités : webinaires (jusqu’à 20 participants)
Tutoriels
La plateforme e‑formation permettra aux utilisateurs de retrouver des tutoriels conçus en fonction des questions posées lors des webinaires.
- Date : à partir de mars 2021
- Public : personnels ayant déjà utilisé Clé
- Modalités : tutoriels en e‑learning
Formations personnalisées
En plus de ces actions, les responsables du projet identifieront dans chaque délégation de possibles « ambassadeurs ». Ils apporteront un support opérationnel aux agents de la délégation, et dispenseront des formations concrètes et personnalisées aux utilisateurs.
- Date : à partir de septembre 2021
- Public : nouveaux utilisateurs rencontrant des difficultés dans la prise en main de l’outil
- Modalités : ateliers pratiques en présentiel (jusqu’à 8 utilisateurs)
Du papier à l’écran
Pendant la période de transition vers le cahier électronique, l’Inserm ne fournit plus de cahiers papier. L’Institut recommande donc aux agents restés fidèles au papier, de choisir des cahiers qui répondent aux critères de l’ancien cahier de laboratoire de l’Inserm : un cahier robuste, dont les pages sont numérotées, conservé dans un lieu sûr.
