L’équipe du Système d’Information de la Délégation Régionale Inserm Est met à votre disposition une solution performante pour faciliter la gestion de données dans le cadre de vos projets de recherche clinique et translationnelle : REDCap. Cet outil permet la conception d’enquêtes et de bases de données, en toute sécurité.
Accessible simplement et directement depuis votre navigateur, REDCap ne nécessite l’installation d’aucun logiciel supplémentaire. Surtout, il offre une interface ergonomique et facile à prendre en main, avec un mot d’ordre : la personnalisation ! Adaptez l’interface pour qu’elle colle au mieux à votre projet et vos besoins.
L’édition de rapport personnalisés ainsi que l’export des données vers les logiciels communs d’analyse complètent cette offre.
Avant de vous lancer, prenez connaissance de cette « foire aux questions » :
Suis-je éligible à REDCap ?
Pour pouvoir utiliser REDCap, il faut :
- Être membre d’un laboratoire labellisé Inserm.
- Posséder un compte de messagerie à l’Inserm.
- Avoir lu et s’engager à respecter les conditions générales d’utilisation.
Comment faire ma demande de projet ?
- La demande doit être initiée via le formulaire de demande de projet à retourner dûment complété à redcap.est@inserm.fr.
- Une réunion de lancement en présence du PI sera organisée pour chaque structure.
- Les demandes de création de projet feront l’objet d’une analyse de conformité entre le type de données déposées et les possibilités offertes par l’environnement REDCap.
Comment accéder à REDCap ?
- Grâce à la connexion à distance sécurisée, il vous est possible d’accéder à REDCap à tout moment et depuis n’importe quel terminal (ordinateur, téléphone mobile, tablette, etc.).
2 méthodes d’accès différentes sont possibles : avec client VPN et sans client VPN. La procédure de connexion est consultable en cliquant ici.
Que dois-je faire si je n’ai pas de compte Inserm ?
- Je dois faire une demande de création de compte via https://fiche-info.inserm.fr/inscription.
Mes données sont-elles sécurisées ?
- Les services et applications REDCap sont hébergés souverainement, sur les serveurs du datacenter de l’Université de Strasbourg (et non via un système de cloud).
- Le stockage et la sauvegarde des données sont réalisés au même endroit.
- L’authentification au site web est assurée grâce à un compte utilisateur Inserm.
- L’authentification à deux facteurs (2FA) est imposée pour tous les utilisateurs (Microsoft Authenticator, Google Authenticator ou email).
- REDCap est une solution Web. Une fois établie, la communication est chiffrée.
Où trouver des tutos ? Comment puis-je me former à REDCap ?
- Depuis le portail REDCap, sans même vous identifier, vous pouvez accéder à un ensemble des vidéos de formation dans l’onglet dédié ; une FAQ est également consultable.
- Le SADL de la Délégation Est ne dispense pas de formation. Des sessions de formation personnalisées (payantes) existent : cette demande peut être formulée à l’adresse redcap.est@inserm.fr, qui vous réorientera vers l’entité de formation.
Comment utiliser REDCap en cas de problème réseau ?
- REDCap est utilisable uniquement en mode connecté. En cas de problème de réseau, il est possible d’y accéder grâce à un partage de connexion depuis un smartphone.
Que se passe-t-il en cas de changement dans la structure ?
- Quels que soient les événements, le projet reste associé à sa structure (UMR, US, CIC). Il est possible de modifier le nom du projet, mais en aucun cas de le fractionner ou le fusionner.
Que se passe-t-il en cas de départ d’un collaborateur ?
- Les données du projet sont conservées, le responsable (PI) peut réaffecter un nouveau collaborateur au projet.
Est-il possible de travailler dans plusieurs projets ?
- Oui il est possible de passer facilement d’un projet à un autre à condition d’avoir un accès à chacun des projets. Dans votre session vous retrouverez tous les projets dont vous avez accès via l’onglet « Mes Projets ».
Les responsables de projet peuvent-ils créer des comptes utilisateurs ?
- Non, pour des raisons de sécurité. L’ajout de compte utilisateurs/collaborateurs se fait via le formulaire d’ajout de compte utilisateur au projet.
Puis-je intégrer tous types de données dans mon projet REDCap ?
Le service REDCap doit être utilisé dans le strict respect de la réglementation relative à la protection des données personnelles, et notamment :
Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD – UE 2016/679) La loi Informatique et Libertés modifiée (loi n°78‑17 du 6 janvier 1978)
REDCap n’a pas vocation à constituer une base de données médicales ou un système d’hébergement de données personnelles de santé. Il s’agit exclusivement d’un outil de recueil et d’analyse dans le cadre de projets de recherche ou d’évaluation nécessitant un niveau élevé de protection des données.
En utilisant REDCap, vous vous engagez à porter une attention particulière à la nature des informations saisies dans votre projet.
- Aucune donnée directement identifiante ne doit être enregistrée dans REDCap.
- Si la consignation de résultats impose d’introduire des informations relatives à des participants : Les données doivent impérativement être pseudonymisées avant leur intégration dans REDCap (attribution d’un identifiant de participant non signifiant, absence totale dans REDCap de la table de correspondance, conservation de cette table en dehors de REDCap)
- La pseudonymisation réduit les risques mais ne supprime pas le caractère personnel des données. Les obligations RGPD restent donc applicables.
Les données issues des analyses réalisées dans REDCap ne peuvent être diffusées, partagées ou publiées qu’après anonymisation complète. Cela implique :
- aucune identification directe ou indirecte n’est possible.
- aucune réidentification n’est raisonnablement envisageable.
- aucune combinaison de variables ne permet d’isoler un individu.
Rappel : Pour toute recherche impliquant des données personnelles, vous devez, avant toute collecte et tout traitement de données dans REDCap, respecter les démarches CNIL et la conformité au RGPD. Pour toute information relative au traitement des données personnelles de santé veuillez vous adressez à dpo@inserm.fr.
Comment utiliser REDCap si je dispose de données de patients/personnelles identifiables ?
- Conformément à la réglementation en vigueur l’Inserm dispose d’une offre HDS adaptée à ce besoin. Il est nécessaire de transmettre votre demande à support.dsi@inserm.fr pour la prise en compte.
L’Inserm est certifié hébergeur de données de santé (HDS) pour le traitement de données de santé conformément à l’Article L1111‑8 du code de la santé publique.
La fonctionnalité de suggestion automatique pour rechercher des ontologies biomédicales dans les champs de saisie de données est-elle disponible ?
- Oui, ce service utilise l’ontologies biomédicales gratuit via le service web BioPortal API.
Puis-je bénéficier du module Send-It dans REDCap ?
- Oui, Send-It est une application de transfert de données sécurisée qui vous permet de télécharger un fichier de manière sécurisée. Chaque destinataire recevra un e‑mail contenant une URL de téléchargement unique, ainsi qu’un second e‑mail de suivi avec le mot de passe pour le téléchargement du fichier. Le fichier sera stocké de manière sécurisée puis retiré du serveur après la date d’expiration spécifiée. C’est la solution idéale pour toute personne souhaitant envoyer des fichiers volumineux en pièces jointes par email et contenant des données sensibles.
Est-il possible d’exporter mon projet ?
- Oui, il est possible d’exporter votre projet au format XML pour le sauvegarder même si les serveurs sont sauvegardés tous les soirs.
Quels sont les formats d’export ?
- Il y a plusieurs formats, CSV, SAS, R, Stata, SPSS.
Votre question n’a pas trouvé de réponse ? Vous souhaitez nous faire part d’un retour ? Nous restons à votre disposition pour tout complément d’information durant la phase de lancement de cette nouvelle offre de services, au bénéfice des agents et structures de la Délégation régionale Est.
Contact : redcap.est@inserm.fr.