La mise en place de Sifac+ s’accélère, et l’Inserm accompagne ses agents pour faciliter le déploiement d’un outil qui sera utilisé, de près ou de loin, par près de 3 000 personnes. Pour ce faire, l’Institut organise un webinaire d’information mardi 2 juillet de 10h à 12h. Ce sera l’occasion de présenter les étapes à venir et l’impact du déploiement du logiciel sur la gestion financière et comptable au quotidien.
Quelques dates clés
- 1er octobre : date limite de notifications marchés à reconduire.
- 22 novembre : fin de la saisie des factures de recettes et de dépenses.
- 29 novembre à 19h : fermeture de Safir dans les laboratoires, ainsi que dans les services dépensiers des délégations régionales et du siège : fin de saisie et de validation des commandes, des réceptions et des services faits et fin de prise en charge et paiement/encaissement des bordereaux de factures de dépenses et recettes.
- De décembre 2024 à janvier 2025 : formation des utilisateurs à Sifac+.
- Du 9 au 13 décembre : clôture budgétaire au département des Affaires financières.
- Du 19 au 23 décembre : clôture comptable des agences comptables secondaires puis de l’agence comptable principale.
- Février 2025 : une fois les données vérifiées et les formations dispensées ouverture de Sifac+ à tous
Que se passera-t-il lors de la période d’indisponibilité ?
Du 29 novembre 2024 au mois de février 2025, les agents n’auront plus accès à Safir pour réaliser des opérations financières, et ne pourront pas encore accéder à Sifac+. Pendant cette période d’indisponibilité, l’Inserm déploiera un plan de continuité d’activité pour garantir le déroulement des opérations essentielles au fonctionnement des services. Ce plan, en préparation, sera présenté prochainement.
Se former à Sifac+
Des formations destinées aux utilisateurs finaux auront lieu en décembre 2024 et janvier 2025. L’Inserm proposera 12 modules de formation à l’outil qui pourront être suivis de manière indépendante.
- Comptabilité : 2 jours.
- Opérations spécifiques : 1 jour.
- Immobilisations : 1 jour.
- Service facturier : 1 jour.
- Recettes : 1 jour.
- Plan de trésorerie : 1 jour.
- Budget : 1 jour.
- Conventions et recettes : 2 jours.
- Achats et dépenses : 2 jours.
- Marchés : 1 jour.
- ESR Mission : entre une demi- journée et 1 jour.
- Tiers : 1 jour.
Pour organiser ces formations, l’Inserm a commencé par recenser les agents à former au sein des services financiers des délégations régionales et du siège. En septembre, ce sera au tour des personnes qui occupent des fonctions de gestionnaires en unité, en délégation régionale ou dans les services du siège.
Ces formations commenceront en décembre 2024 pour les services financiers. Elles se poursuivront en janvier 2025 pour l’ensemble des gestionnaires et pour les agents amenés à faire des demandes d’achat ou de mission.
En septembre également, les référents fonctionnels identifiés comme futurs formateurs découvriront Sifac+ et les modules thématiques. Ils pourront ainsi prendre l’outil en main avant de former les autres utilisateurs. À la même période, les personnes qui souhaitent s’initier à Sifac+ pourront découvrir les premières e‑formations sur la plateforme de l’Inserm. D’autres formations seront ajoutées les mois suivants.
De Safir à Sifac+ : le fil d’actu
Inserm pro met en place un fil d’actu dédié au passage de Safir à Sifac+. Les informations liées à la mise en œuvre du nouvel outil seront ajoutées à la présent page au fur et à mesure de l’avancement du projet jusqu’en janvier 2025.
07.03.2024. L’Inserm vous accompagne
Avec Sifac+, l’Inserm adoptera à partir de 2025 le logiciel de gestion budgétaire de référence de l’Enseignement supérieur et de la Recherche. L’Institut met en place un dispositif d’accompagnement pour mener à bien le passage de Safir à Sifac+.
En décembre prochain, une fois les comptes 2024 clôturés, l’Inserm cessera d’utiliser Safir son logiciel de gestion financière et comptable depuis 2003. À partir de janvier 2025, Sifac+ prendra le relais, et la gestion financière 2025 sera intégralement réalisée et pilotée dans ce nouveau logiciel.
Plus de 3 000 personnes sont concernées par cette évolution. Les gestionnaires, en premier lieu, mais également les équipes pour leurs achats ou leurs missions dont la demande se fera désormais avec ESR Mission, un outil interfacé à Sifac+.
Sifac+ l’application de l’ESR
Sifac+ est l’application de gestion financière et comptable proposée par l’Amue (l’Agence de mutualisation des universités et des établissements d’enseignement supérieur), un groupement d’intérêt public destiné à pourvoir la communauté en applications informatiques et en formations. Ce nouveau logiciel, utilisé par un peu plus de 80 établissements de recherche et d’enseignement supérieur prend la suite de Sifac.
En adoptant la nouvelle version de l’application de l’Amue, l’Inserm en même temps que l’Inrae rejoint les universités de Lyon, de Limoges, l’IRD… Les organismes qui utilisent l’ancien Sifac passeront eux aussi progressivement à Sifac+. À moyen terme, la plupart des partenaires de l’Inserm emploieront la même souche logicielle, ce qui simplifiera la tâche des gestionnaires d’unités mixtes.
Comme Safir, Sifac+ est connecté à ChorusPro pour le traitement dématérialisé des factures de dépenses et de recettes. L’application alimentera également la GED de l’Inserm et communiquera avec les catalogues des fournisseurs déjà en place. Sifac+ propose une ergonomie plus simple et plus moderne sur un certain nombre de modules, notamment pour les achats. Il dispose aussi des règles propres aux EPST comme celles de la gestion des contrats de recherche.
Le logiciel intègre aussi des fonctions de reporting et d’analyse des données. Ces fonctionnalités recouvrent en partie celles de l’application de pilotage financier et comptable de l’Inserm BIApps qui ne sera dès lors plus utilisée.
L’Inserm vous accompagne
Pendant toute l’année 2024, l’Institut a prévu des rendez-vous d’information et des journées de formation pour préparer à ce changement d’outil.
Des webinaires pour tous
Les webinaires du 19 octobre 2023 et du 30 janvier 2024 ont rassemblé à chaque fois près de 700 personnes. Ils ont été l’occasion de s’informer sur l’avancée du projet, de découvrir le nouveau logiciel et plus particulièrement la manière de traiter le flux de dépense. D’autres webinaires suivront au rythme d’au moins un rendez-vous trimestriel. Les personnels seront tenus informés via la lettre hebdomadaire d’Inserm pro.
Des formations pour les gestionnaires en laboratoire
En avril-mai, une session de formation sera dédiée aux fondamentaux du métier : gestion budgétaire et comptable publique (GBCP), rôle et responsabilité du gestionnaire en labo, dépense, mission… Elle s’adressera aux gestionnaires en laboratoire qui seront informés des dates par leur délégation régionale. Ces sessions seront aussi l’occasion de se familiariser avec le vocabulaire et certaines spécificités de Sifac+. Ces formations « métier » seront suivies en fin d’année de formations « outil » centrées sur Sifac+ pour accompagner le changement de logiciel.
