L’entretien concerne tous les personnels rémunérés par l’Inserm. Il repose sur un dossier transmis au responsable direct. Il comprend des informations sur le profil, le parcours, les compétences et les activités. Une fois le dossier complété et reçu, une date d’entretien est fixée.
À l’issue de celui-ci, le manager complète sa partie, puis le dossier est ajusté et signé par les deux parties avant d’être transmis au service des ressources humaines.
Ce dossier constitue également la base pour les propositions d’avancement et de promotion au choix.
Les 3 étapes pour compléter son dossier
- Se connecter sur Gaïa grâce à son identifiant mail et son mot de passe Inserm
- Cliquer sur la campagne correspondant à son statut : « appréciation des agents titulaires » pour les fonctionnaires, et « entretien professionnel des agents contractuels » pour ceux-ci
- Compléter le dossier et le transmettre au N+1 grâce au bouton présent dans l’interface
Les dossiers des agents titulaires doivent être validés pendant l’ouverture de la campagne (date limite d’envoi du dossier : 18 mai). De nombreux champs sont déjà pré-remplis pour simplifier la procédure.
Préparer son dossier dans Gaïa permet d’identifier ses acquis, les potentielles difficultés rencontrées ou les axes d’amélioration. Cela rend la discussion avec l’encadrant beaucoup plus riche.
Concilier objectifs personnels et besoins du service
L’encadrant propose généralement une date au moins 15 jours à l’avance. Comme le souligne Myriam Polette, directrice de l’unité Pathologies pulmonaires et plasticité cellulaire à Reims : « Au cours de cet entretien, j’essaie de comprendre comment le collaborateur se sent, et s’il y a des choses que nous pouvons améliorer. Le but est de réussir à mettre en adéquation les objectifs individuels avec ceux du laboratoire. » Une perspective également partagée par Pascale Saulnier, adjointe du délégué Auvergne Rhône-Alpes : « L’idée est d’avoir un dialogue ouvert, et souvent les solutions viennent de la personne, qui sait ce dont elle a besoin. L’entretien permet de faire le point pour définir des mesures concrètes. »
Au-delà du suivi des missions, ce temps d’échange ouvre un espace de réflexion sur la contribution de chacun. « Il permet au collaborateur de mieux situer son apport au sein du collectif, parfois de retrouver du sens. Côté responsable, il offre l’occasion de réfléchir à sa posture d’encadrement et à la manière de soutenir la montée en compétence de son équipe », explique Géraldine Raumaville.
Formation
Si les besoins de formation peuvent être discutés tout au long de l’année, l’entretien constitue un moment privilégié pour aborder le développement des compétences. Il permet d’identifier les compétences à renforcer en lien avec les missions exercées, tout en donnant au collaborateur l’occasion de faire valoir celles qu’il souhaite développer.
Cela peut se traduire par une formation collective inscrite au plan de formation de l’Inserm ou, si le besoin n’est pas couvert, par une formation individuelle, en lien avec le chargé de développement RH de la délégation.
En résumé
L’entretien d’appréciation, c’est :
- Faire le point sur ses missions et améliorer sa qualité de vie au travail
- Discuter des possibilités d’évolution professionnelle et de promotion
- Communiquer ses besoins de formation à court et moyen terme
- Se projeter dans l’avenir
- Comprendre la stratégie et les évolutions de sa structure