Une mission correspond à une autorisation donnée à un agent pour se déplacer dans le cadre de son activité professionnelle.
Notilus permet de justifier un déplacement, de réserver son transport et hébergement, de gérer ses frais. Il est utilisé pour des missions variées, standard (un congrès, des réunions de consortium ou des déplacements de terrain) ou sans frais (autorisation de déplacement)
Saisie et validation d’une mission
La saisie est nominative : l’agent crée son ordre de mission, saisit les dates, la destination, le motif, puis il est renvoyé vers la plateforme Goelett pour réserver son transport et/ou hébergement. Le calcul des indemnités journalières (repas, nuitée) est automatique. Une fois validée, la mission est intégrée dans Sifac+ pour le suivi budgétaire.
Si vous devez créer un compte pour une autre personne, par exemple un doctorant partant en mission pour sa première conférence, anticipez la création du compte d’au moins une semaine avant via la fiche agent.
Sans profil actif, la saisie de la mission, la réservation et le remboursement peuvent être bloqués ou retardés. Les informations du profil sont en principe issues de la fiche agent, mais des erreurs de saisie peuvent subsister. Il est donc essentiel que chaque missionnaire vérifie son profil, notamment la civilité, la date de naissance et le numéro de téléphone professionnel. La date de naissance doit faire l’objet d’une attention particulière, en particulier pour les missions à l’étranger impliquant un vol. Pour les invités ou doctorants dépourvus d’adresse Inserm, demandez la création du profil avant toute réservation.
Avantages et fonctionnement de l’outil
Notilus centralise toutes les informations liées aux ordres de mission et aux notes de frais. La saisie guidée et le dépôt direct des justificatifs réduisent les échanges par courriel et les ressaisies. En outre, le calcul automatique des indemnités et le lien avec Sifac+ permettent un gain de temps tout en limitant le risque d’erreurs comptables.
Contraintes techniques
Certaines actions (réservations, ouverture de fenêtres) peuvent être bloquées par les paramètres de sécurité du navigateur (pop-ups) ou nécessiter un délai de traitement. Des profils incomplets peuvent empêcher le remboursement ou retarder la prise en charge.
Cas particuliers et situations exceptionnelles
Pour des déplacements réservés hors procédure, par exemple sans ordre de mission préalable, la régularisation a posteriori peut être refusée. Solliciter un accord préalable et documenter le contexte d’urgence permet de sécuriser la prise en charge financière.
En cas d’achat hors marché ou d’itinéraires complexes, il faut détailler le trajet et demander l’accord ou la dérogation avant l’achat. Si une mission est annulée ou modifiée après saisie, Notilus permet des adaptations mais il est nécessaire de confirmer les changements auprès du service comptable pour éviter des incohérences dans l’état des frais.
Missions à l’étranger : points de vigilance
- Per diem / indemnités journalières : les montants varient selon le pays et parfois la ville ; ils servent à plafonner les remboursements (repas, hébergement, petits frais) et s’appliquent en fonction du nombre de jours et du type d’hébergement (logement gratuit, prises en charge partielles, etc.).
- Devises et taux de conversion : tout est automatisé dans Notilus, les taux sont mis à jour quotidiennement.
- Validation avant achat : certaines dépenses ou réservations (achat hors marché, agences locales, itinéraires complexes) exigent une validation préalable par la délégation ou l’ordonnateur délégué. Sans cette étape, la régularisation a posteriori peut être refusée. Demandez l’accord écrit (e‑mail ou note) et, si nécessaire, le rattachement budgétaire avant d’engager la dépense.
- Avis FSD : un message vous informe qu’une demande doit être faite au fonctionnaire sécurité défense. Le document émis, validé et visé doit être chargé dans l’ordre de mission
En bref
Pour sécuriser la procédure et accélérer les remboursements :
- Utiliser une adresse Inserm pour la création du compte : l’utilisation d’une adresse e‑mail non Inserm peut créer des doublons ou un mauvais rattachement à l’unité.
- Anticiper la saisie : si la demande n’est pas approuvée dans les délais, il faut la relancer.
- Vérifier le nom figurant sur les factures : elles doivent être établies au nom de l’agent ou de l’Inserm selon la situation.
- Conserver tous les justificatifs jusqu’au remboursement.
- Éviter de finaliser l’état des frais tant que tous les justificatifs ne sont pas réunis