Les cahiers de laboratoire hébergés sont la propriété de l’Inserm qui en assure la conservation. L’utilisation du service est soumise à l’approbation du directeur de laboratoire et s’effectue sous son autorité. Elle est réservée à un usage professionnel dans le respect de la confidentialité des données. Le service doit être utilisé conformément à la réglementation en vigueur et aux conditions générales d’utilisation du service.
Le responsable du laboratoire et/ou son délégué réalisent l’administration du cahier et notamment la gestion des comptes utilisateurs (ouverture et fermeture du compte) et des droits d’accès sur l’ensemble des ressources du laboratoire. Ils peuvent réassigner les projets et les expériences à de nouvelles personnes. Il leur reviendra également d’initier l’archivage des projets. L’utilisation du service est soumise à l’approbation du directeur de laboratoire et s’effectue sous son autorité.
Le traitement des données personnelles nécessaires à la mise en œuvre du cahier de laboratoire électronique est nécessaire au respect d’obligations légales et placé sous la responsabilité de l’Inserm (DSI Inserm, 13 rue Watt, 75013 Paris, CLE.dsi@inserm.fr).
Questions fréquentes concernant les données personnelles
Quelles sont vosdonnées personnelles collectées ?
Dans le cadre de l’utilisation du cahier, l’Inserm collecte les catégories de données suivantes nécessaires aux finalités ci-dessus décrites, à l’exclusion de toute autre finalité :
- Données d’identification : noms, prénoms, titre, adresse mail professionnelle, téléphone professionnel, téléphone portable professionnel, adresse professionnelle ;
- Données d’usage : L’horodatage (date et heure) est associé aux noms et prénoms de l’auteur, à chaque création et modification du cahier de laboratoire et d’un élément associé ;
- Données de suivi de la relation et support : noms, prénoms, adresse mail professionnelle, plateforme d’accès (Système d’exploitation et logiciel d’accès), demandes d’assistance et correspondance, adresse IP et géolocalisation (Ville), statistiques d’utilisation et supervision de l’application (dates et heures des accès, pages accédées, actions effectuées). Les données de localisation et relatives aux système d’exploitation sont nécessaires à l’intervention du service support et d’assistance aux utilisateurs.
De quelle façon utilise-t-on vos données personnelles ?
L’Inserm utilise vos données strictement pour les besoins de l’exécution et de la gestion de la solution de cahier de laboratoire électronique, à savoir :
- La gestion des projets de recherche, des expériences et des protocoles,
- La gestion des inventaires,
- La mise à disposition de tableaux de bord, d’un calendrier et d’outils pour faciliter la gestion collaborative des projets (interne au laboratoire),
- Le suivi de la relation avec les utilisateurs et le support.
Vos données de recherche sont accessibles à ces fins au sein du laboratoire et sont stockées dans le cahier sous l’autorité de votre responsable de laboratoire, et conformément à la règlementation. Vos données personnelles concernant votre identité et l’horodatage sont systématiquement associées à l’ensemble de vos actions d’auteur dans le cahier (création, modification, suppression).
La conservation des cahiers de laboratoires est organisée à la fois pour des raisons juridiques et des raisons patrimoniales :
- Pour garantir le respect de ses obligations légales, l’Inserm conservera par défaut l’ensemble des cahiers de laboratoire pendant une durée de 25 ans. C’est la période la plus longue qui correspond au cas d’un brevet, sachant que celui des contrats industriels est classiquement de 10 ans après la date de la dernière publication. Toute modification de la durée standard de conservation devra être notifiée.
- Les données de recherche de l’Inserm sont des archives publiques indestructibles, imprescriptibles et inaliénables (Code du patrimoine, art. L. 211 – 1,). La conservation de ces archives sur du long terme sera organisée par le service des archives de l’Inserm.
L’Inserm pourra également utiliser vos données afin de respecter ses obligations légales et/ou pour répondre aux demandes des autorités publiques et gouvernementales.
Comment pouvez-vous gérer la collecte et l’utilisation de vos données personnelles ?
Conformément au Règlement européen relatif à la protection des données personnelles (Règlement européen 2016/679), vous pouvez à tout moment accéder à vos données afin d’en vérifier l’exactitude et, le cas échéant, afin de les rectifier, de les compléter, de les mettre à jour, en accédant à la solution Cahier de laboratoire électronique rubrique « My Profile ». L’ensemble de vos actions est enregistré et visualisable à la rubrique « version history » de chaque élément du cahier. Si vous ne disposez plus de compte, vous pouvez obtenir la liste des transactions que vous avez effectuées auprès du directeur de laboratoire.
Vous pouvez également demander la suppression de vos données personnelles, vous opposer à tout moment au traitement de vos données pour des raisons tenant à votre situation particulière et de limiter leur utilisation. Les données dont l’Inserm a besoin pour la finalité pour laquelle elles ont été collectées, nécessaires au respect d’une obligation légale et/ou à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice pourront cependant ne pas être supprimées.
En cas de difficulté pour exercer vos droits, vous pouvez également contacter le délégué à la protection des données de l’Inserm par mail (dpo@inserm.fr) ou par voie postale (Délégué à la protection des données, 101 rue de Tolbiac, 75013 Paris). Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés – Cnil, autorité française de contrôle des données personnelles[1]
[1]Par courrier postal : 3 place Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07 ou en ligne sur www.cnil.fr.
De quelle façonl’Inserm assure-t-elle la sécurité de vos données ?
L’Inserm met en œuvre les actions nécessaires afin de protéger les données personnelles qu’il traite. Vos données sont traitées de façon à ce que leur sécurité, protection et confidentialité soient assurées au regard de leur niveau de sensibilité, via des mesures administratives, techniques et physiques pour prévenir la perte, le vol, l’utilisation, la divulgation ou encore les modifications non-autorisées.
Vos données personnelles sont traitées par le DSI de l’Inserm (DSI Inserm, 13 rue Watt, 75013 Paris, CLE.dsi@inserm.fr) et ses sous-traitants dans le cadre de l’exploitation de la solution de cahier de laboratoire électronique, dans le respect du Règlement européen sur la protection des données. Le DSI de l’Inserm s’engage à ne divulguer aucune information personnelle à des tiers non autorisés.
