FAQ : le cahier de laboratoire électronique en bref

CLÉ est hébergé par l’INSERM au CINES à Montpellier. Vos données sont stockées sur ce site dans deux salles serveurs séparées.

Vos projets et expériences sont accessibles uniquement pour les membres de votre laboratoire. C’est le responsable qui donne les habilitations (ouverture et fermeture de compte, droits d’accès). Il est également possible d’autoriser des accès en lecture seule pour des membres extérieurs (sous le contrôle du responsable). Les protocoles et inventaires peuvent éventuellement être partagés avec d’autres cahiers de votre structure (sous le contrôle du responsable).

L’administration est partagée : c’est le DSI de l’Inserm qui assure l’hébergement, l’exploitation, la maintenance, la sauvegarde et l’archivage. C’est le responsable du laboratoire qui crée des comptes et affecte les droits d’accès. Les projets ne sont visibles que par lui et éventuellement les personnes de son laboratoire.

CLÉ est une solution Web. Son accès se fait après authentification dans le cadre de la Fédération Education Recherche de RENATER. Concrètement vous allez devoir vous authentifier auprès de l’établissement qui vous fournit votre adresse de messagerie (EPST, Université). La connexion une fois établie est chiffrée. La sécurité et l’affaire de tous (DSI, administrateur du laboratoire, utilisateurs). Les utilisateurs s’engagent à utiliser CLÉ uniquement depuis des postes de travail professionnel et à respecter les bonnes pratiques (Cf. conditions générales d’utilisation). Concrètement lorsque vous êtes à l’étranger, vos données restent en France, mais vous pouvez y accéder depuis votre ordinateur portable professionnel.

Le service doit être utilisé conformément à la réglementation en vigueur et vous devez être vigilants sur la nature des informations que vous consignez dans CLÉ. 

Ce n’est pas en effet un outil de stockage des données personnelles de santé relatives aux participants d’études. Si la consignation des résultats nécessite d’y inscrire des données relatives à des participants d’une étude, ces données doivent être préalablement pseudonymisées (codées) et elles ne pourront être communiquées qu’après avoir été préalablement anonymisées c’est à dire rendues non identifiantes ou ne permettant pas, compte tenu de leur niveau d’agrégation, d’identifier les personnes concernées. 

Vous devez donc être attentif au respect des personnes, de leur vie privée et à la confidentialité des données qui les concernent. Vous ne pouvez pas collecter ou réaliser de traitement de ces données sans avoir, au préalable, respecté les « formalités CNIL » imposées par la loi 78 – 17 du 6 janvier 1978. 

Le stockage de données nécessaires à la prise en charge médicale des personnes n’est pas possible dans CLE dans la mesure où elle constituerait une violation du secret professionnel et la solution n’est pas hébergée auprès d’un hébergeur de données de santé certifié. Les données issues de zones à régime restrictif (ZRR28) ne peuvent y être consignées.

Non, il est proposé à l’ensemble des personnels des structures de l’Inserm (UMR, US, CIC, etc.). Comme les cahiers papier, la propriété du cahier ne modifie en rien la propriété du contenu et sa valorisation qui sont définies par les tutelles de ce laboratoire dans le cadre de la convention de mixité. Les partenaires de mixité seront informés de ce nouveau service.

C’est une solution collaborative. Le cahier n’est plus personnel. Il est dédié à un groupe de personnes travaillant ensemble autour d’un responsable. 

Les données sont conservées dans le cahier du laboratoire, le responsable peut réaffecter le projet à une autre personne.

Le responsable peut, quand il le souhaite, récupérer le cahier du laboratoire au format électronique (l’ensemble des documents qui concernent notamment les projets, les expériences, les protocoles, les inventaires, sous forme de fichiers Zip). Les utilisateurs peuvent exporter à tout moment les projets auxqu​els ils ont accès. L’ensemble des inventaires est géré sou forme d’import / export de fichiers Excel.

L’Inserm a signé un contrat pour 4 ans avec l’éditeur de la solution « Labguru ». Nous allons travailler en 2019 sur les possibilités d’exportation de projets réalisés vers notre système d’archivage. A cette occasion nous prendrons en compte la problématique d’un éventuel transfert vers une autre solution. En fin de marché, la phase de réversibilité doit permettre un éventuel changement.

Il peut être utilisé sur la paillasse, notamment à l’aide de tablettes disposant de claviers et d’un accès Wifi. En zone de confinement notamment (L2, L3), l’usage d’une solution en ligne présente un réel avantage.

Le logiciel est en anglais uniquement (Chrome propose une traduction française des menus). Le support et les formations sont bilingues Anglais / Français

Il est utilisable uniquement en mode connecté. Si vous avez un problème de réseau, il est possible d’y accéder depuis votre smartphone. Il est également possible d’exporter ses données à l’avance en cas de besoin.

Cette stratégie est propre à chaque utilisateur. Il est plus facile de démarrer un nouveau projet directement dans le cahier. Il est également possible de scanner son cahier papier et de l’intégrer dans Clé au format PDF. Puis de continuer son projet au format numérique.

Oui vous pouvez facilement passer d’un cahier à l’autre, à la condition de votre compte ait été créé dans chacun des cahiers (avec la même adresse email).

Cet outil a été testé et validée par des laboratoires pilotes de l’Inserm entre 2014 et 2017.

Il y a actuellement très peu de solutions proposées par nos partenaires. Au niveau de l’Inserm rien n’est imposé, c’est le laboratoire qui choisit la solution qu’il souhaite utiliser.

Clé propose uniquement d’établir une « liste de courses » des produits à commander (quantité, références, désignation…)

Comme toute nouvelle solution, la mise en place est chronophage, principalement pour la partie inventaire. Des gains de temps sont ensuite constatés. En particulier lorsque l’on démarre une expérience en utilisant des protocoles préétablies associés à une gestion complète des stocks. Le moteur de recherche permet de retrouver facilement des données, même en cas de départ d’un collaborateur.

Quel que soit le devenir du laboratoire, le cahier reste associé à sa structure (UMR, US, CIC). On peut modifier le nom, mais en aucun cas fractionner ou fusionner ce cahier de laboratoire.