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Sifac+ (et Notilus) : le logiciel de gestion budgétaire de l’Inserm

Sifac+ (Système d’information financier analytique et comptable) est un progiciel de gestion qui permet de retracer les 3 comptabilités : générale, budgétaire et analytique. L'application Notilus est associée à ce dispositif pour gérer les missions. L'ensemble est constitué de modules proposant une multitudes de fonctionnalités liées entre elles.

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Prérequis pour accéder à Sifac+ et Notilus

Demander l’ouverture d’un compte Sifac + à la direction de sa délégation régionale

Les personnes amenées à utiliser Sifac+ pour la gestion et les achats, ou Notilus pour les missions, doivent avant tout ouvrir un compte sur ces outils. Pour cela, ils doivent s’adresser à la direction de leur délégation régionale. Connectez-vous pour voir les contacts de votre de votre région en bas de la page Ma délégation régionale d’Inserm pro.

Disposer d’une adresse de messagerie @inserm.fr ou @ext.inserm.fr

  • L’adresse de messagerie sert à s’authentifier sur le système d’identification de l’Inserm (SSO).
  • Tous les personnels payés par l’Inserm (fonctionnaires, CDD, CDI et même stagiaires) en ont une. Si ce n’est pas le cas rapprochez-vous de votre service des ressources humaines.
  • Les agents non-Inserm peuvent demander une adresse de messagerie de l’Institut sur fiche​-info​.inserm​.fr.

Disposer du logiciel Global Protect sur son ordinateur pour se connecter en VPN

Sifac+ n’est accessible que par VPN. Si votre ordinateur n’est pas encore équipé du logiciel Global Protect, contactez le service informatique de l’Inserm (Tél. : 30 001 ou 01 44 23 67 89).

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Marche à suivre

  1. Se connecter au VPN de l’Inserm (l’installer si ce n’est pas déjà fait)
  2. S’authentifier au SSO avec son adresse de messagerie.
  3. Se connecter à Sifac+ ou à Notilus.

Assistance

Détails de la procédure de connexion 

Attention ! Sifac+ et Notilus utilisent la nouvelle fenêtre de SSO de l’Inserm. Plus d’explications dans ce document.

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Se former en ligne avec e‑formation

La plateforme e‑formation de l’Inserm propose des formations complètes à l’ensemble des fonctionnalités de Sifac+ et de Notilus sous forme de présentations et de vidéos.

Accéder à l’espace Sifac+ d’e-formation

Documentation par modules

Ces présentations donnent un aperçu des principales fonctionnalités de Sifac+. Connectez-vous à e‑formation pour accéder à cette sélection de documents. 

Missions (Notilus)

Au programme :

  • Gérer sa fiche mission (renseigner sa fiche avec ses coordonnées pour partir en mission) : 
    • Sans remboursement : sans nécessité de renseigner son RIB
    • Avec remboursement : avec obligation de renseigner un RIB
  • Envoyer et traiter une invitation pour remplir une fiche missionnaire : demander à un invité de renseigner sa fiche missionnaire pour prendre en charge son déplacement
  • Valider une fiche agent (fiche missionnaire) en tant que responsable ou délégué
  • Gérer la délégation : déléguer la saisie et la validation d’une fiche agent à un collaborateur

Achats

  • Commande d’achat
    Pdf – 2,8 Mo – 79 pages.
    Référentiel des commandes. Suivi budgétaire. Transfert budgétaire. Demande d’achat. Transformation de la DA en CDA. Commandes simples. Rechercher un contrat d’achat. Commandes sur marché. Commande carte achat. Service fait.
  • Commande d’achat : mise en forme de l’écran de saisie
    Pdf – 8,7 Mo ‑182 pages
    Présentation les actions qui doivent être réalisées par chaque utilisateur avant de faire une première création de commande.

Marchés

  • Gestion des marchés
    Pdf – 9 Mo – 168 pages.
    Concepts de base des marchés dans Sifac+. Prérequis à la création d’une fiche marché. Création fiche marché niveau simple. Création fiche marché niveau 1. Modification fiche marché. Reprise des marchés. Simuler une commande d’achat. Création unité fonctionnelle et opération. Restitution des données. Computation des seuils. Retour formation.

Conventions et contrats de recherche

  • Conventions
    Pdf – 14,3 Mo – 228 pages.
    Modéliser une convention dans Sifac (OTP, eOTP, PFI…). Création de la commande convention (création d’une commande de recette en lien avec les jalons de l’eOTP, exécution en recette-facturation client)

Gestion des factures dépense (service facturier)

Factures dépenses (fournisseurs)

Factures missions

Budget

  • Budget
    Ppt – 7 Mo – 114 pages.
    Adresse budgétaire dans Sifac+. Paramètres liés à la saisie d’un budget. Consulter son budget. Transferts budgétaires, contrepassation partielle et contrepassation complète. Suivi des opérations non contractuelles sur éOTP.

Recettes

  • Recettes : administration des ventes
    Pdf – 6,6 Mo – 157 pages.
    Les référentiels. Document de vente et facture de vente. Document et facture de vente-convention. Prise en charge comptable (Validation/Rejet). Encaissement et rapprochement. Réduction, annulation de recettes (Avoir). Liquidation directe. Ré-imputation. Consultations et éditions. Focus : reversement partenaire.

Comptabilité

  • Comptabilité générale
    Pdf – 6,6 Mo – 98 pages.
    Les éléments d’une écriture comptable. Gestion des postes non soldés (PNS). Intégration du relevé bancaire. Présentation du flux dépense. Présentation du flux recette.
  • Aide mémoire (sous-main)
    Pdf – 539 ko – 98 pages.