Outils et documents pour les achats

Les marchés nationaux sont classés en plusieurs catégories auxquels correspondent des catalogues dédiés : matériel informatique, fournitures, logiciels, etc. Il existe aussi des marchés sans catalogue, à prestation unique, pour la fourniture d’électricité, de gaz, de matériel de laboratoire, etc. Les marchés sont identifiés à l’aide de :

• leur numéro de fiche marché,
• le code Safir,
• la raison sociale du titulaire,
• leur objet,
• leur date d’expiration maximale.

Pour toute information concernant la liste des marchés locaux ou régionaux susceptibles de couvrir votre besoin, contacter votre responsable achats​en délégation.

Utilisée pour codifier les commandes et évaluer les besoins d’achat des unités, la nomenclature achat est un outil de gestion financière avec une forte dimension juridique.

Qu’est-ce que la nomenclature Nacres ?

La nomenclature achat recherche et enseignement supérieur (Nacres) est un référentiel commun aux principaux établissements publics à caractère scientifique et technologique (EPST) comme le CNRS, l’Inserm, l’Inrae, l’IRD, ainsi qu’aux établissements publics à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP). Elle permet de répartir les achats par familles de prestations considérées comme homogènes. Son objectif premier est d’évaluer les besoins d’achat réguliers des unités au regard des seuils de procédure des marchés prévus par le code de la commande publique (40 000 € HT, 90 000 € HT, 139 000 € HT). Par extension, la nomenclature Nacres permet aux services achats des délégations régionales et au service achat du siège d’établir des cartographies de dépenses suivant ce référentiel et d’analyser les achats de l’établissement.

Structuration de la nomenclature

• La première lettre définit le thème (ex : A / APPROVISIONNEMENTS GÉNÉRAUX).
• Les deux premiers caractères définissent le domaine au sein du thème concerné (ex : AA / ALIMENTATION – RESTAURATION – HÔTELLERIE).
• Les trois premiers caractères définissent le sous-domaine au sein du domaine concerné (ex : AA.0 / PRODUITS ALIMENTAIRES CONGELÉS).
• Le code à 4 caractères définit la famille de prestations homogènes au sein du sous-domaine concerné (ex : AA.01 / PAINS, PÂTISSERIES, VIENNOISERIES CONGELÉS). C’est au niveau de ce « code famille » ou « code GHP » que sont évalués les besoins des unités et qu’est effectuée la codification des prestations commandées.

Les codes commençant par X

Les codes commençant par X sont utilisés pour codifier des dépenses qui ne correspondent pas à de l’achat (ex : subventions, remboursement des frais de mission, baux et loyers, charges locatives et de copropriété, fluides refacturées par les hébergeurs, frais de douanes, etc.).

Historique et évolution de la nomenclature

La première version de Nacres a été déployée à l’Inserm le 1er janvier 2013 tandis que le CNRS et l’Amue ont déployé Nacres un an plus tard dans leur système d’information. Depuis de nouveaux établissements utilisateurs comme l’IRD et l’Inrae ont également adopté Nacres. Un comité de suivi se réunit deux fois par an pour arbitrer et valider les demandes d’évolution des codes GHP de la part des utilisateurs de cette nomenclature. Ce comité est composé des directions ou services achats des établissements suivants : Inserm, Inrae et CNRS au titre des EPST et les universités de Clermont-Auvergne, Caen-Normandie et Claude Bernard-Lyon 1 au titre des EPSCP.

Effectuer une recherche dans la nomenclature

Pour identifier le code le plus approprié à votre achat dans la nomenclature :

• Naviguer dans les différents onglets du fichier qui sont organisés par thème,
• Utiliser le raccourci clavier dans Excel : 
  • taper CTRL+F,
  • saisir ensuite un mot clé permettant d’identifier le code.