Création des comptes
Agents payés par l’Inserm
Les comptes de messagerie des agents payés par l’Inserm (en CDD, CDI ou titulaires) sont créés automatiquement lors de la déclaration des nouveaux agents dans l’outil Sirène par les services des ressources humaines. Les agents concernés reçoivent les informations de connexion à leur compte Inserm par un message envoyé à leur adresse personnelle.
Personnes non-payées par l’Inserm
Côté agent
Les agents non-Inserm au sein des unités mixtes ainsi que les prestataires remplissent eux-mêmes, ou font remplir par leur accueillant, le formulaire d’inscription Nouvel arrivant
Côté Inserm 1 : Gestion d’identités
Cette demande de création de compte est signalée par e‑mail au directeur d’unité ou à son délégataire (le plus souvent le secrétaire général ou le gestionnaire). Il peut alors valider la demande sur l’application Gestion des identités (GDI) (avec le VPN remote.inserm.fr via GlobalProtect), ou la rejeter la en cas d’anomalie. Les agents concernés reçoivent alors les informations de connexion à leur compte Inserm par un message envoyé à leur adresse personnelle.
Côté Inserm 2 : Inserm Lab
Le directeur d’unité ou son délégataire doit aussi saisir manuellement dans Inserm Lab les informations concernant l’agent, tout particulièrement la date de fin de contrat.
Prolongation des comptes
La mise à jour des des informations de renouvellement ou de fin de contrat, notamment dans le cas des CDD, se fait pour :
- les agents payés par l’Institut, par les services de ressources humaines dans Sirène ;
- les personnes non-payées par l’Inserm, par les directeurs d’unité ou leur délégataire (le plus souvent le secrétaire général ou le gestionnaire) dans Inserm.
Ces actions prolongent automatiquement les comptes de messagerie en fonction des dates renseignées dans ces applications.
Fermeture des comptes
La clôture des comptes de messagerie de tous les agents est automatique. Elle à lieu à la date indiquée dans Inserm Lab (pour les personnes en CDD et les prestataires, il s’agit de la date de fin de contrat). Les agents ainsi que leurs responsables sont prévenus par e‑mail un mois à l’avance.
Archivage et réponse automatique
- Avant la clôture de leur compte, les utilisateurs peuvent s’il le souhaite archiver leurs e‑mails.
- Ils peuvent aussi paramétrer une réponse automatique qui fonctionnera pendant 3 mois jusqu’à la suppression de la boîte e‑mail.
En cas de difficultés contacter le Centre de services.
Situations particulières
Détachement, maladie longue durée ou congé parental
Pas de suppression des données, ni de clôture du compte.
Départ à la retraite, fin d’éméritat ou de mobilité
Clôture de compte à la date effective de la retraite, de l’expiration du contrat d’éméritat ou de la mobilité.
Décès
Clôture de compte à la date du décès.