Mon premier jour au siège
J’accède aux sites du siège
Tolbiac
L’immeuble se situe au 101 rue de Tolbiac, 75013 Paris. L’accès et la sortie de l’immeuble se font par l’intermédiaire des badges (voir la procédure ci dessous) . Ceux-ci sont personnels et paramétrés individuellement.
Horaires d’ouverture
- Du lundi au vendredi de 8h00 à 20h00 (contrôle d’accès par badge en fonction)
- Toute présence en dehors des horaires officiels doit être signalées au secrétariat de l’administration du siège.
- Pour des raisons de sécurité, les personnes présentes dans l’immeuble après 20h00 sont priées de se faire connaître au poste de sécurité. Le PC sécurité se situe au 1er étage et le numéro interne est le 304.
Stationnement
- Le site de Tolbiac dispose d’un parking à vélo.
- Les places de véhicules disponibles dans le parking intérieur sont attribuées par l’administrateur du siège. Pour les personnes ayant une place attribuée, l’accès au parking s’effectue via le badge d’accès au bâtiment. L’entrée avec le véhicule s’effectue par la rue du Javelot.
Biopark
- L’accès au bâtiment A se fait par le 8 rue de la Croix Jarry – 75013 Paris
- L’accès au bâtiment B se fait par le 11 rue Watt – 75013 Paris
- L’accès et la sortie de l’immeuble se font par l’intermédiaire des badges (voir ci dessous). Ceux-ci sont personnels et paramétrés individuellement.
Horaires d’ouvertures :
- Du lundi au vendredi de 7h30 à 21h00 (en dehors de ces horaires l’accès aux bâtiments est impossible car sous alarme)
Stationnement
- Le site de Biopark dispose d’un parking à vélo
Je me procure un badge
Pour une demande de création et/ou de modification d’un badge d’accès aux sites de Biopark et Tolbiac ainsi qu’aux restaurants inter-entreprises, s’adresser au secrétariat de l’administration du siège.
Chaque agent a le devoir de restituer tous ses badges et clefs de bureaux lorsqu’il quitte le siège de l’Inserm, en les remettant au secrétariat de l’administration du siège.
Je rencontre le gestionnaire ou le responsable RH
Piloté par le responsable ressources humaines, le pôle RH de l’administration du siège offre un accompagnement personnalisé aux structures et aux agents dans le cadre de la politique des ressources humaines de l’Institut en matière de gestion administrative, emploi, mobilité, formation et accompagnement social.
Coordonné par le coordinateur de gestion, le gestionnaire ressources humaines est votre interlocuteur privilégié pour toutes les questions liées à votre recrutement, carrière, rémunération.
Le règlement intérieur
Durée hebdomadaire de travail
La durée hebdomadaire du travail effectif est fixée à 38h30 pour un temps plein.
Durée journalière et horaire de travail
La durée journalière du travail effectif est fixée :
- Du lundi au jeudi à 08h
- Le vendredi à 06h30
Les arrivées et départs peuvent avoir lieu selon les horaires suivants :
- Du lundi au jeudi : arrivée entre 08h30 et 09h30 et départ selon l’heure d’arrivée entre 17h15 et 18h15
- Le vendredi : arrivée entre 08h30 et 09h30 et départ selon l’heure d’arrivée entre 15h45 et 16h45
Pause méridienne
La durée de la pause méridienne est fixée au minimum à 45 minutes et au maximum à 2 heures.
Congés
Pour poser des congés rendez-vous sur le logiciel Sirène.
Mon environnement informatique et téléphonique
Qui contacter ?
Le pôle informatique de l’administration du siège (Seris).
Le Seris ont en charge l’attribution des ressources informatiques, la gestion des accès et la sécurité du poste de travail. Toute nouvelle personne arrivant au siège doit avoir un poste téléphonique et un poste informatique préalablement paramétrés pour ses accès réseaux, messagerie et moyen d’impression.
Contacter l’infogérance en cas de problème informatique
Support de proximité, les équipes de l’infogérance ont pour mission d’assurer la gestion des sollicitations (besoin d’assistance, aide à l’installation, incident logiciel, support technique) et des matériels (téléphones, postes informatiques et accessoires).
Contacts
Pour tout problème informatique l’utilisateur doit contacter l’infogérance, du lundi au jeudi de 08h00 à 18h30 et le vendredi de 08h00 à 18h00.
- Téléphone : 01 44 23 67 89 ou poste interne 30001
- Messagerie : servicesnumeriques@inserm.fr
- Internet : services.inserm.fr en utilisant son identifiant de messagerie
Permanence de l’assistance informatique
Les personnels du siège peuvent rencontrer un technicien pendant les permanences de l’assistance informatique : rendez-vous au 4e étage – bureau 401, les lundis, mardis et jeudis de 12 h à 14 h. L’assistance informatique vous accompagne pour :
- Accueillir les nouveaux arrivants
- Prêter ou remplacer du matériel
- Installer un logiciel
- Dépanner
- Configurer vos téléphones professionnels
- Conseiller sur les nouvelles pratiques
Le réseau des correspondants informatiques
Chaque service possède un correspondant informatique. Il a pour mission de gérer les demandes spécifiques dont ils ont l’habilitation et d’apporter une aide de premier niveau au plus près des agents de leur structure. Le CI redirigera l’agent vers le bon interlocuteur. Pour connaître votre correspondant informatique, rapprochez-vous du gestionnaire de votre service.
J’ai un problème d’impression
Les problèmes d’impressions sont pris en charge par le service de reprographie.
La téléphonie
Le siège au quotidien
Je me rends à la cantine
- Les agents de Tolbiac, Biopark, et Montparnasse disposent d’un restaurant administratif.
- Les personnels du site Albert déjeunent au RIE de la Délégation Paris 11.
Je sollicite une intervention technique
L’équipe technique est à votre disposition pour toutes les demandes de logistique générale :
- Le déplacement de mobilier
- L’installation spécifique d’une salle pour une réunion
- Les dépannages d’ordre technique : électricité, chauffage, plomberie, serrurerie, etc.
- Les aménagements et réaménagements des espaces ; avec ou sans travaux
- Les changements de signalétiques diverses
Je réserve une salle de réunion
Pour toutes vos demandes de réservation/annulation de salles pour Tolbiac et Biopark, veuillez-vous connecter sur le logiciel de réservation : resasalle-inserm. Arrivée sur la page d’authentification merci de rentrer vos identifiants comme suit :
- login : ceéabz.abz@nqa.vafrez.se
- mot de passe : celui de votre session windows
Cette application est strictement réservée à l’usage des départements et instituts dépendant directement du siège. Pour des raisons de sécurité, veuillez envoyer la liste des participants externes aux réunions au secrétariat du siège.
Je souhaite envoyer du courrier
Tolbiac
- Le service de courrier de Tolbiac se situe au 4e étage bureau 430.
- Le dépôt du courrier à affranchir doit se faire avant 15h45.
Biopark
- Le courrier de Biopark se situe à l’accueil du 2e étage, bât A, bureau A21
- L’affranchissement est réalisé par La Poste et le dépôt du courrier doit se faire avant 15h45.
- Les plis très urgents peuvent être pris en charge sur le site de Tolbiac, si ceux-ci sont déposés au plus tard à 14h. Pour plus de renseignements, contacter le poste téléphonique 30400.
Pour les envois volumineux, consultez le marché national
Je sollicite le chauffeur du siège
Demande de chauffeur
Le chauffeur est au service des départements et Instituts du Siège pour la livraison et/ou le retrait de documents, de colis urgents sur Paris et en île de France. Remplir et transmettre ce formulaire 48h avant la course.
Je fais une demande à la reprographie
Le service reprographie du siège conseille sur le façonnage le plus adapté aux documents à diffuser et procède à la reproduction de tous types de documents. Il accompagne les infographistes de la conception à la finition et apporte son expertise métier pour un rendu de qualité (plaquettes de communication, affichages, manuels et procédures, livrets, triptyques…).
Toutes les demandes d’impression à la reprographie doivent se faire sur l’application EasyRepro à l’adresse : reprographie.siege
Pour venir récupérer les impressions et pour retirer des consommables d’impression (papier, cartouches d’encre), se rendre sur le site de Tobiac au 4e étage bureau 431.
Exemples de documents imprimables par la reprographie
Je réserve une place de parking
Toute demande doit être effectuée avant 24 heures.
Mon suivi RH
Ma santé
Médecin du travail
Le rôle du médecin du travail est de conseiller les agents et l’administration en ce qui concerne :
- La protection de la santé des agents
- L’amélioration des conditions de travail
- La protection des agents contre les risques d’accidents du travail et les maladies professionnelles
- L’adéquation entre l’état de santé et le poste de travail.
Les différentes visites médicales sont :
- La première visite médicale qui est différente de la visite d’embauche, elle est destinée à la création du dossier médical et mettre en place une surveillance médicale adaptée
- La visite périodique : la fréquence est définie par le médecin et veille au suivi de l’état de santé
- Les autres visites dans le cadre d’une reprise ou pré-reprise de l’activité après une longue période d’absence, spontanée, avant le départ en mission dans un pays à risques
Le Pôle médico-social regroupant les médecins du travail ainsi que l’assistante sociale et la conseillère en économie sociale et familiale pour l’Ile de France est installé au 48 – 50 rue Albert – 75013 PARIS.
Prévention et accompagnement social
L’assistante sociale contribue à toutes actions susceptibles de favoriser un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée en s’appuyant notamment sur la politique sociale de l’Inserm.
Pour vous accompagner dans vos démarches en matière de protection sociale (affiliation à la sécurité sociale et choix d’une mutuelle / prévoyance), information sur le logement, l’Inserm met à votre disposition une prestation de conseil en économie sociale et familiale.
Je souhaite recruter ou être accompagné sur ma carrière
Le responsable emploi et mobilité, conseille et accompagne les agents et les départements en matière de :
- Conseil et accompagnement auprès des départements en matière de recrutement
- Définitions des besoins (campagne de demande de moyens, au fil de l’eau)
- Recrutement (contractuel, mobilité interne et externe)
- Suivi d’intégration (période d’essai, perspectives)
- Conseil et accompagnement auprès des agents titulaires et contractuels en matière de carrière
- Evolution et perspectives professionnelles (titulaires et contractuels)
- Souhaits de mobilité des agents titulaires (évolution professionnelle, mobilité géographique)
Je me forme
La responsable formation vous informe et vous oriente sur les différentes voies d’accès à la formation professionnelle continue. Les thématiques couvertes par le siège sont :
- Gestion
- Comptabilité
- Droit
- Ressources Humaines
- Communication
Je rencontre une situation de handicap au travail
La mission handicap vous accompagne lors de votre recrutement et vous propose un accompagnement professionnel adapté tout au long de votre carrière.
Mes achats et mes missions
Je réalise un achat
Pour tout achat estimé à plus de 40K€, vous devez contacter, dès le début de votre projet, le responsable des achats. Il est également disponible pour vous accompagner sur les procédures inférieures à 40K€.
Je réalise une commande
Pour toute question relative à une dépense et pour tout achat de matériel supérieur à 1600€, vous pouvez contacter le pôle finances.
Je pars en mission
Pour toute question relative à une mission, vous pouvez vous adresser au pôle finances.
Je subventionne un organisme tiers
En amont de la conclusion d’une convention, pour toute subvention supérieure à 10K€ versée à un organisme tiers, vous devez contacter le pôle finances.
