Les signalements étape par étape 

La délégation à l’intégrité scientifique (DIS) analyse le signalement pour déterminer s’il est recevable au titre de ses missions. L’analyse de recevabilité fait intervenir différents critères. Par exemple, pour être recevable, le signalement doit être suffisamment caractérisé, relever de faits scientifiques observables et pouvoir être suffisamment documenté.

Ainsi, dans les cas où le signalement concerne un conflit interpersonnel ou des violences sexuelles et sexistes, ou bien fait l’objet d’une procédure disciplinaire ou judiciaire, ou n’implique pas de collaborateur Inserm ou encore est déjà traité par un autre service de l’Inserm, il pourra être considéré comme non recevable pour une intervention de la DIS.

Le référent informe la personne qui a émis le signalement du résultat de l’analyse de recevabilité et en explicite succinctement les motifs par écrit, en l’orientant éventuellement vers les interlocuteurs compétents : collège de déontologie, direction des ressources humaines, délégué à la protection des données, comité d’éthique, médiateur ou médiatrice…

• Si le signalement est considéré comme recevable pour un traitement par la DIS, le référent en informe rapidement l’ensemble des personnes concernées, en les invitant à respecter la plus stricte discrétion.
• Lorsque des mesures conservatoires sont nécessaires pour prévenir la destruction de preuves relatives au manquement, l’information peut n’intervenir qu’après la mise en œuvre de ces mesures.
• Si le dossier concerne d’autres opérateurs de recherche, le référent propose aux RIS concernés d’ouvrir une procédure commune. En cas d’accord, les référents ainsi impliqués désignent celui d’entre eux qui aura la responsabilité de coordonner la procédure commune avec diligence. En cas de désaccord entre référents sur la procédure à mener, la DIS peut à tout moment poursuivre la procédure de son côté.
• Si le signalement concerne plusieurs domaines d’intervention connexes (par exemple, intégrité scientifique, déontologie ou protection des données), le référent prend toute mesure de coordination appropriée à un traitement pertinent du signalement, compatible avec le respect de la confidentialité.

Il importe de différencier :

1. Les situations où il n’y a pas de remise en cause a priori du contenu scientifique. Il s’agit par exemple de cas de conflits pour partager des ressources ou des informations, ou concernant l’autorat d’un document. En ce cas, une procédure de médiation ou de conciliation peut être envisagée d’emblée.
2. Les situations où la fiabilité du contenu scientifique est questionnée. Il s’agit notamment de faits de falsification ou de fabrication de données ou de résultats ou, par exemple, de non accessibilité des données et leurs traitements, de conflits d’intérêt non déclarés, de non respect de règles éthiques. La non reconnaissance de la contribution d’un auteur et le plagiat sont également considérés comme des manquements. Face à ces situations, la délégation à l’intégrité scientifique ouvre une instruction.

La mise en place d’une procédure de médiation ou de conciliation suppose l’accord de toutes les personnes impliquées, leur engagement à participer activement à la recherche d’un compromis et à respecter la confidentialité du processus.

Le référent intervient en tant que tiers neutre, pour aider les personnes concernées à construire un compromis. Il s’appuie sur les déclarations des uns et des autres qu’il aide ainsi à confronter en toute neutralité. Le cas échéant, le référent peut établir une analyse contradictoire des faits avec l’aide des personnes impliquées en s’appuyant si besoin sur un ou des avis d’experts.

En l’absence d’évolution favorable de la situation vers un compromis, la DIS peut déclarer la médiation ou la conciliation infructueuse et clore la procédure.

Quelle qu’en soit l’issue, les protagonistes sont informés de la conclusion du dossier.

Dans le cas d’une instruction, la délégation à l’intégrité scientifique (DIS) a autorité pour obtenir toutes pièces et preuves utiles pour établir les faits, qui seront analysées en s’appuyant sur des experts du domaine. Le traitement de l’instruction peut se faire de deux manières :

1. Le traitement est réalisé par le référent en lien avec ses collègues référents des autres établissements concernés s’il y a lieu. Les experts consultés sont choisis d’un commun accord, après une analyse soigneuse de leurs liens d’intérêt potentiels vis-à-vis du dossier et sous réserve qu’ils aient signé un engagement de confidentialité.
2. La ou les établissements concernés peuvent, d’un commun accord, décider de confier le traitement du dossier à un comité ad hoc qui sera chargé d’instruire le signalement. La composition de ce comité, qui pourra éventuellement être rendue publique à la fin de l’instruction avec l’accord de ses membres, doit garantir l’indépendance et la qualité de l’analyse qui lui est confiée. Les membres de ce comité ne seront nommés qu’après une analyse soigneuse de leurs liens d’intérêt potentiels vis-à-vis du dossier et sous réserve qu’ils aient signé un engagement de confidentialité. La mise en place du comité sera accompagnée d’une lettre de mission qui précisera notamment l’objet et l’organisation de ses travaux. Pour assurer la conformité de la procédure aux meilleures pratiques professionnelles, le secrétariat exécutif de ce comité sera assuré par les RIS des établissements concernés travaillant de façon coordonnée.

Quelle que soit l’option choisie (instruction par le(s) référent(s) ou déléguée à un comité), l’instruction du signalement doit être assurée avec soin, rigueur, diligence, impartialité de traitement, dans le respect des droits de toutes les parties. Cela comprend notamment la collecte des informations pertinentes, l’examen de tous les éléments de preuve accessibles, l’audition des personnes mises en cause et de toute autre personne identifiée comme ayant des informations à fournir, et la consultation d’experts du domaine.

Il faut noter que la procédure d’instruction est susceptible de franchir les limites d’une stricte confidentialité puisqu’elle peut conduire à intervenir dans les locaux du laboratoire en vue de la recherche de preuves, à entendre des tiers et, plus généralement, au recueil de d’informations variées. Les personnes impliquées dans cette phase sont invitées à respecter une discrétion absolue, c’est-à-dire ne faire aucun commentaire ni divulguer aucune information, dans le respect de la présomption de bonne foi des personnes qui doit guider l’ensemble de la procédure. La signature d’un engagement de confidentialité peut être exigée par le référent.

L’instruction doit apporter plusieurs éléments et pièces :

• le recensement des faits signalés ;
• la liste des personnes impliquées dans le dossier ;
• une description soigneuse des faits établis et des faits invoqués sans avoir pu être établis ;
• les arguments fournis par chacune des personnes mises en cause et les vérifications qui ont pu
  en être faites ;
• une analyse fondée sur les éléments établis. Si des hypothèses sont émises, elles sont
  présentées comme telles, et leurs limites sont rappelées.

Une fois l’instruction considérée comme terminée, un prérapport est rédigé, dont une copie (ou un extrait) peut être communiqué de façon confidentielle aux personnes directement concernées par la procédure d’instruction, afin qu’elles apportent leurs commentaires et compléments d’informations dans un délai donné. Au terme du délai fixé, le référent ou le comité établit le rapport définitif, en prenant en compte ou en annexant ces commentaires (dans la mesure où ils concernent l’instruction). Les personnes qui ont été amenées à commenter sont informées de l’usage qui a été fait de leurs commentaires.

Le rapport définitif commun peut être accompagné de recommandations et d’informations de contexte propres à chacun des établissements concernés. Sa transmission à chacune des directions concernées clôt la phase d’instruction du dossier.

Il appartient à la direction de l’Inserm de décider des suites à donner (clore le dossier, mettre en place des mesures d’accompagnement et de suivi, demander un complément d’instruction, ouvrir une procédure disciplinaire…), et d’en informer les personnels Inserm directement concernés et la délégation à l’intégrité scientifique (DIS).

La DIS s’assure que les parties prenantes qui ont à en connaitre (financeurs, éditeurs, partenaires de collaborations scientifiques, employeurs de certains des protagonistes…), sont informées des faits établis, afin qu’elles puissent y donner suite selon leurs règles et procédures.