Une conservation limitée par principe
Les données à caractère personnel ne peuvent pas être stockées ad vitam aeternam et doivent, par principe, être archivées, détruites ou anonymisées dès que la finalité pour laquelle elles ont été collectées est atteinte. Il faut donc veiller à bien définir la durée de conservation des données qui sont traitées et mettre en place des mécanismes qui permettront de vérifier qu’au terme de l’écoulement de la période de conservation déterminée, les données personnelles ont bien été rendues indisponibles.
La durée de conservation est fixée par le responsable du traitement, toutefois certaines durées de conservation sont fixées par les textes législatifs et réglementaires. Certains textes imposent également aux organismes de conserver des informations (contenant des données à caractère personnel), pendant une durée précise, à des fins de preuve ou en prévision d’un éventuel contentieux jusqu’à la prescription de l’action en question. Les organismes sont donc dans l’obligation de les conserver bien qu’elles n’en aient plus aucun usage.
La fin de la durée de conservation des données ne coïncide pas nécessairement avec la durée de vie des données. Le cycle de conservation des données peut être divisé en trois étapes :
- la conservation des données en « base active » lorsqu’elles sont nécessaires au service en charge de la mise en œuvre du traitement ;
- l’archivage intermédiaire lorsque les données ne sont plus utilisées mais présentent encore un intérêt administratif pour l’organisme. Les données sont conservées sur support distinct et sont consultées de manière ponctuelle et motivée ;
- l’archivage définitif pour les données présentant un intérêt historique, scientifique ou statistique justifiant qu’elles ne fassent l’objet d’aucune destruction. Elles sont alors régies par le livre II du Code du patrimoine et plus par la loi « informatique et libertés ».
Possibilité d’une conservation plus longue pour la recherche
Une dérogation est admise au principe et une conservation des données sous une forme identifiante pour une durée plus longue que celle qui est nécessaire pour atteindre la finalité initiale est possible lorsque les traitements sont réalisés à des fins d’archivage dans l’intérêt public, de recherche scientifique ou historiques ou à des fins statistiques.
Attention : le responsable du traitement doit toutefois prendre les mesures techniques et organisationnelles afin de protéger le mieux possible la vie privée des personnes concernées, par la minimalisation des données des données par exemple (RGPD, art. 89) et la réglementation relative à la protection des données personnelles sera applicable à tout nouveau traitement.
Articulation avec les traitements archivistiques
Cette dérogation trouve un écho dans la loi française Informatique et Libertés qui précise : « Le choix des données conservées à des fins archivistiques dans l’intérêt public est opéré dans les conditions prévues à l’article L. 212 – 3 du code du patrimoine ».
Ce texte prévoit que « Lorsque les archives publiques comportent des données à caractère personnel collectées dans le cadre de traitements régis par la loi n° 78 – 17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, ces données font l’objet, à l’expiration de la durée prévue par ladite loi, d’une sélection pour déterminer les données destinées à être conservées et celles, dépourvues d’utilité administrative ou d’intérêt scientifique, statistique ou historique, destinées à être éliminées. Les catégories de données destinées à l’élimination ainsi que les conditions de cette élimination sont fixées par accord entre l’autorité qui a produit ou reçu ces données et l’administration des archives ».
Les projets de recherche doivent donc bien prévoir une durée de conservation des données qu’ils collectent, en lien avec la finalité retenue. Mais une fois cette durée écoulée, les données doivent être confiées à un service d’archives disposant d’une compétence légale pour procéder à un passage des documents en archives définitives, après une opération de tri. Au terme de ce tri, les matériaux de la recherche conservés deviennent des archives définitives et sont versées aux services d’archives territorialement compétents (Archives nationales ou départementales), afin d’y être conservés à titre historique.
Pour toutes questions relatives aux Archives, notamment sur le cycle de vie des documents et données, joindre le service des archives via l’adresse mail : archives.disc@inserm.fr ou consulter la rubrique Archives.
