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« Destination Outlook » : tout savoir sur le changement de messagerie

Avec Exchange/Outlook, l'Institut se dote d’un nouveau système de messagerie. La migration des comptes individuels de tous les agents vers le nouveau dispositif comportera plusieurs étapes auxquelles les utilisateurs seront étroitement associés. Cette opération débutera le 21 septembre et se poursuivra jusqu’au 30 novembre.

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Le nouveau système de messagerie de l’Inserm offrira aux utilisateurs une fiabilité accrue, une capacité de stockage étendue, et, à partir de janvier 2023, une meilleure liaison entre la messagerie et Teams. Ce système fonctionne avec le webmail Outlook pour consulter ses messages en ligne (au lieu de Bluemind actuellement) et avec le logiciel de gestion d’e‑mail Outlook (à la place de Thunderbird dans la plupart des cas). 

Pour changer de technologie, les comptes de messagerie de tous les agents et les e‑mails qui leurs sont attachés devront être déplacés de l’ancien système vers le nouveau. Cette opération se fera progressivement et durera deux mois.

Les étapes de la migration

Étape 1 : renouveler son mot de passe

En amont de la migration, il est indispensable de renouveler son mot de passe Inserm. Comme lors de la précédente campagne, au printemps dernier, vous pouvez changer de mot de passe sur mon​-mot​-de​-passe​.inserm​.fr. Attention ! Si vous avez effectué cette opération après l’une des sollicitations par e‑mail envoyées depuis le mois d’août, vous n’aurez pas à le refaire.

Étape 2 : notification sur Bluemind de la migration de votre messagerie

  • Une fois la migration effectuée, vous recevrez un premier message sur sur le webmail Bluemind (dont l’expéditeur sera migration-​messagerie@​inserm.​fr) qui indiquera que votre compte a bien été migré.
  • Dès lors, vous ne recevrez plus de nouveau message ni dans votre logiciel client de messagerie (Thunderbird, mail…) ni sur l’ancien webmail (Bluemind).
  • Pour consulter vos nouveaux messages vous devrez vous connecter au webmail Outlook dont l’adresse sera indiquée dans le message.
  • Les messages conservés sur le serveur auront été migrés et vous pourrez les consulter sur le webmail Outlook.
  • Les messages archivés ou filtrés conservés dans votre logiciel de messagerie (dans vos dossiers locaux) ne seront pas accessibles sur le webmail Outlook.

Attention ! Conservez votre logiciel de messagerie jusqu’à ce que soit achevée la dernière étape de la migration : l’archivage (voir : étape 5).

Étape 3 : notification de la migration de votre agenda

Vous recevrez un deuxième message lorsque des informations de votre agenda (réunions, réservations…) auront été migrés.

Étape 4 : installation du logiciel Outlook

Un troisième message, envoyé par votre équipe informatique (correspondants informatiques en labo, ou responsables de site en délégation) informera les personnes dont le poste est équipé du logiciel de messagerie Outlook, de la marche à suivre pour le paramétrer. Attention ! Certains éléments comme les filtres ou la signature automatique ne pourront pas être migrés. Il vous faudra les reconstituer sur le nouvel environnement. 

Étape 5 : archivage

Les procédures de migration des archives vers Outlook vous seront communiqués, en labo, par les correspondants informatiques, et en délégation, par les responsables de site.

Des rendez-vous Teams pour une meilleure prise en mains de la messagerie

Posez vos questions les 12 octobre à 14h et 16 novembre à 11h00 sur Teams. Un lien vous sera communiqué prochainement.

Présentation de la nouvelle messagerie (1 min 37)

spam​.inserm​.fr fait peau neuve

Le 21 septembre, en même temps que débutera la migration des comptes de messagerie, l’interface de la plateforme de protection de la messagerie de l’Inserm évoluera. Le système qui permet de gérer des « listes blanches » – pour approuver les expéditeurs de confiance afin d’être certain que leurs courriels ne soient jamais bloqués – et de « listes noires » pour bloquer les expéditeurs gênants, change d’aspect mais ses fonctionnalités restent les mêmes.